Bewerbungsgespräche führen

Erster Schritt: Bewerbungsgespräch vorbereiten  

Der erste Eindruck zählt! Um als Unternehmen einen positiven Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, dass sich die Bewerbenden wertgeschätzt fühlen. Dies erreichen Sie unter anderem durch eine sorgfältige Vorbereitung der Gespräche. Eine schlechte Vorbereitung schadet Ihrem Unternehmensimage und führt oftmals zu Fehlentscheidungen. In diesem Video erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:

Grundlegende Vorbereitung: 

• Sichten Sie die Bewerbungsunterlagen gründlich. Seien Sie offen für alle Bewerbungen, auch für solche, die nicht den klassischen Vorgaben entsprechen. 
• Analysieren Sie den Lebenslauf. 
• Leiten Sie Fragen aus den Unterlagen ab. Was interessiert Sie an dem Kandidaten oder der Kandidatin?

Fachliche Vorbereitung:  

• Legen Sie fest, welche Abteilungen, Fach- und Führungskräfte oder Mitarbeitende an welchem Schritt des Bewerbungsprozesses beteiligt sind. 
• Klären Sie, wer beim Bewerbungsgespräch anwesend ist und was die genaue Rolle der jeweiligen Personen sein wird. 
• Nutzen Sie idealerweise einen individuellen Gesprächsleitfaden, der allen Beteiligten im Unternehmen vorab zur Verfügung gestellt wird. 
• Legen Sie den Entscheidungsweg im Bewerbungsprozess fest: Ist klar geregelt, wer wie viel Einfluss auf die endgültige Bewerberauswahl hat? Unklare Zuständigkeiten und Kompetenzen können zu Konflikten im Gespräch führen.  
• Wie viele Gesprächsrunden sollen geführt werden? Gibt es noch einen zweiten Termin?
• Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, dem Kandidaten oder der Kandidatin vor oder während des Gespräches eine Aufgabe zu stellen. 

Organisatorische Vorbereitung: 

• Legen Sie fest, wer die Person zum Gespräch abholt. Ein freundlicher Empfang ist wichtig für einen guten ersten Eindruck.
• Bereiten Sie den Raum für das Gespräch vor: Ist frisch gelüftet, stehen Getränke und eventuell Kekse bereit? 
• Legen Sie alle notwendigen Unterlagen bereit (z.B. Organigramm, Firmenbroschüre).
• Planen Sie genügend Zeit ein und beginnen Sie das Gespräch pünktlich. Alle Beteiligten sollten keine direkten Vorab- oder Folgetermine haben. 
• Achten Sie auf die richtige Sitzordnung: Platzieren Sie die Bewerbenden nicht alleine auf der gegenüberliegenden Seite des Tisches. Das ähnelt einer Verhörsituation. Es ist wesentlich angenehmer über Eck oder an einem runden Tisch zu sitzen. Hier gibt es keine sichtbare Hierarchie und kein strenges Gegenüber.

Zweiter Schritt: Bewerbungsgespräch richtig führen und passende Fragen stellen 

Ein Bewerbungsgespräch gliedert sich klassischerweise in fünf verschiedene Phasen. Anhand dieser Struktur können Sie einen individuellen Gesprächsleitfaden entwickeln. Lernen Sie die fünf Phasen sowie Beispielfragen in folgendem Video kennen: 

Fünf Phasen des Bewerbungsgesprächs:  

Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie in der Lage sein, diese fünf Phasen kompetent zu moderieren. Konkret heißt das: Sie sollten sinnvolle Fragen stellen und Ihr Unternehmen positiv und authentisch präsentieren.

Unser Tipp für ein gelungenes Bewerbungsgespräch: Erstellen Sie im Vorfeld einen individuellen Gesprächsleitfaden, der sich an den fünf Phasen eines Bewerbungsgespräches orientiert. In den folgenden Abschnitten finden Sie beispielhafte Fragen. Grundsätzlich sollten Sie sich aber bemühen, Ihren Fragenkatalog möglichst genau auf Ihre Bewerberin bzw. Ihren Bewerber zuzuschneiden.  

1. Phase des Bewerbungsgesprächs: Begrüßung / Smalltalk

Planen Sie hierfür ca. 5 Minuten Zeit ein. 
Wichtig ist ein persönlicher und freundlicher Empfang: Begrüßen Sie die Kandidatin oder den Kandidaten. Sprechen Sie die Person direkt mit Ihrem Namen an. Wissen Sie etwas über die Anreise? Je besser Sie vorbereitet sind, desto willkommener fühlt sich Ihre Bewerberin bzw. Ihr Bewerber. 

Das Ziel der ersten Phase ist, der Bewerberin bzw. dem Bewerber die Nervosität zu nehmen, aber auch die anwesenden Personen mit ihrer Funktion im Unternehmen vorzustellen und den Ablauf des Gesprächs zu skizzieren. 

2. Phase des Bewerbungsgesprächs: Kennenlernen der Kandidatin bzw. des Kandidaten

Planen Sie hierfür ca. 15 Minuten ein. Das Ziel der zweiten Phase ist, die Bewerberin bzw. den Bewerber besser kennenzulernen. Folgende Fragen eignen sich dafür: 

• Erzählen Sie etwas über sich. 
• Warum haben Sie sich auf diesen Job beworben? 
• Was reizt Sie an diesem Job? 

Stellen Sie dabei offene Fragen, also Fragen, die nicht nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können.  

Beachten Sie: Die Kennenlernphase ist die Bühne des Bewerbenden. Sie als Arbeitgeber sollten sich hier so gut wie möglich zurücknehmen und lediglich als Impulsgeber agieren. 

3. Phase des Bewerbungsgesprächs: Selbstvorstellung des Unternehmens

Hierfür sollten Sie max. 10 Minuten einplanen.  
Stellen Sie Ihr Unternehmen und die zu besetzende Stelle genauer vor. Erzählen Sie hier keine allgemeinen Dinge, die auch auf Ihrer Unternehmenswebseite zu lesen sind, sondern berichten Sie stattdessen über Ihre Ziele, Ihre Unternehmenskultur sowie die Arbeitsabläufe und Anforderungen an die zu besetzende Stelle. Gleichzeitig sollten Sie das Unternehmen an dieser Stelle attraktiv präsentieren und die Vorteile Ihres Unternehmens sichtbar machen.

Erläutern Sie in dieser Phase folgende Dinge: 

• Warum ist die Stelle vakant.
• Gab es einen Vorgänger bzw. eine Vorgängerin, wo ist sie/er jetzt?
• Was erwarten Sie sich von der Besetzung? 
• Wie messen Sie Erfolg? 
• Wie groß ist das Team? An wen wird berichtet? 
• Was sind Ihre Ziele und Visionen, wo möchte das Unternehmen hin? 
• Was sind die organisatorischen Rahmenbedingungen wie Arbeitszeiten, Entlohnung, Standorte oder Urlaubsanspruch? 
• Warum lohnt es sich, sich für Ihr Unternehmen zu entscheiden?
• Welche Vorteile bieten Sie den Bewerbenden an (flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsangebote, Büroausstattung)?

Denke Sie an eine positive und authentische Unternehmensdarstellung im Rahmen Ihres Employer Branding!

4. Phase des Bewerbungsgesprächs: Rückfragen  

Hierfür sollten Sie ca. 5 Minuten einplanen. 
Geben Sie den Bewerbenden die Möglichkeit Rückfragen zu stellen und antworten Sie so offen und ehrlich wie möglich. Die Qualität der Fragen kann Ihnen einiges über die Kandidatin oder den Kandidaten verraten. 

5. Phase des Bewerbungsgesprächs: Abschluss

Hierfür sollten Sie ca. 5 Minuten einplanen.
Sobald alle Fragen geklärt sind, sollten Sie sich zum Ende des Gesprächs immer bei den Bewerbenden bedanken. 
Erläutern Sie, wie es nach dem Bewerbungsgespräch weitergeht: 

• Gibt es noch ein weiteres Gespräch? 
• Wann erhält der Bewerber bzw. die Bewerberin eine Antwort? 
• An wen kann sie bzw. er sich mit Rückfragen wenden? 
• Wie kann der Bewerber bzw. die Bewerberin etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Tipp: Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen, am besten direkt im Interviewleitfaden. Bei Gesprächen mit mehreren Kandidatinnen und Kandidaten kann sonst der Überblick verloren gehen. Idealerweise diskutieren Sie direkt nach dem Gespräch Ihre Eindrücke mit den anderen Interviewpartnerinnen und -partnern.

Nicht nur die Gestaltung des Bewerbungsgespräches, sondern auch die Art und Weise der Rückmeldung hat Einfluss auf die Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Wie Sie eine erfolgreiche „Kandidaten-Reise“ gestalten, lesen Sie in unserem Beitrag zur Candidate Experience.

Dritter Schritt: Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs

Nach dem Bewerbungsgespräch folgt die Bewerberauswahl. Wenn Sie die Bewerbungsgespräche dokumentiert haben, erleichtert das die Wahl.

Ganz wichtig: Alles, was Sie in dem Gespräch zugesagt haben, sollten Sie auch einhalten. Das gilt insbesondere für den vereinbarten Zeitrahmen der Rückmeldung. Informieren Sie alle Kandidatinnen und Kandidaten zeitnah über Ihre Entscheidung. Das heißt, dass Sie neben der Zusage und dem Vertragsangebot den anderen Bewerbenden möglichst zügig eine Absage zukommen lassen. 

Sollte es zu Verzögerungen im Entscheidungsprozess kommen, informieren Sie die Bewerbenden umgehend. Eine offene und wertschätzende Kommunikation hat entscheidenden Einfluss auf Ihr Unternehmensimage. 

Vierter Schritt: So geht es nach dem Bewerbungsgespräch weiter: 

• Sie haben die richtige Person gefunden? Beginnen Sie nach Vertragsunterzeichnung mit dem Onboarding.
• Sie wollen Ihren Personalbedarf strategisch angehen, um langfristig auf personelle Veränderungen vorbereitet zu sein? Lesen Sie hier mehr zur Personalbedarfsplanung.
• Sie erhalten nicht die richtigen Bewerbungen? Investieren Sie Zeit in den Aufbau Ihrer Arbeitgeberattraktivität.