Mitarbeiterbefragungen umsetzen

Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen bieten Ihnen vielfältige Vorteile. Als Steuerungselement ermöglichen sie eine gezielte Ausrichtung Ihrer Personalarbeit an den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten, indem sie bereits erfolgreiche Bereiche identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Gleichzeitig fungieren sie als Frühwarnsystem, da Mitarbeiterbefragungen ein zeitnahes Stimmungsbild Ihrer Belegschaft liefern und so Unzufriedenheit und deren Ursachen frühzeitig erkennen lassen.

Der Austausch zwischen Mitarbeitenden und Unternehmensleitung wird durch die Feedbackfunktion gestärkt, was eine offene Kommunikationskultur und Transparenz fördert. Nicht zuletzt trägt die Einbindung Ihrer Mitarbeitenden in Veränderungsprozesse dazu bei, die Motivation zu steigern und den Zusammenhalt im Team zu stärken. Insgesamt schafft eine gut durchgeführte Mitarbeiterbefragung ein positives Arbeitsklima und fördert die langfristige Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.

Ziele, Gestaltung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung gibt es einiges zu beachten. Mithilfe von Tutorials und Download-Charts, erklären wir Ihnen in sechs Schritten, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich umsetzen können.

1. Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen 
2. Sicherstellung des Datenschutzes  
3. Einbindung der Belegschaft 
4. Gestaltung des Mitarbeiterfragebogens  
5. Auswertung der Mitarbeiterbefragung  
6. Kommunikation und Umsetzung der Ergebnisse

Wie Sie Schritt für Schritt bei der Entwicklung und Erstellung einer Mitarbeiterbefragung vorgehen, erfahren Sie auch in unserer Handlungsempfehlung Mitarbeiterbefragung.

Schritt 1: Ziele der Mitarbeiterbefragung festlegen

Auch bei einer Mitarbeiterbefragung gilt: „Wer das Ziel nicht kennt, findet den Weg nicht“. Überlegen Sie sich genau, welche Erkenntnisse Sie gewinnen wollen.  

Wollen Sie z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit messen und steigern oder geht es Ihnen darum, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einzubinden? Definieren Sie Ihr Ziel klar. Dabei gilt: Weniger ist mehr. Konzentrieren Sie sich lieber auf ein Ziel, als sich in vielen Themen zu verlieren. Prüfen Sie gleichzeitig, ob und wie Sie die erwarteten Ergebnisse umsetzen können. Wenn Sie mit den Ergebnissen nichts „anfangen“ können, ist das Ziel ungeeignet.

Schritt 2: Datenschutz sicherstellen

Um ein ehrliches Feedback zu erhalten, ist es wichtig, den Datenschutz und die Anonymität der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Nur wenn Ihre Mitarbeitenden sicher sind, dass die Daten vertraulich behandelt werden, werden sie bereitwillig und offen an der Befragung teilnehmen. Lassen Sie sich dabei auch von Ihrem Datenschutzbeauftragten unterstützen.

Schritt 3: Einbindung der Belegschaft

Eine frühzeitige und offene Kommunikation ist entscheidend, um möglichst viele Beteiligte einzubeziehen und ein aussagekräftiges Feedback zu erhalten.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig und legen Sie Ihre Erwartungen und Ziele dar. Erklären Sie, warum es für alle Mitarbeitenden sinnvoll ist, an der Befragung teilzunehmen. Dabei ist es hilfreich zu kommunizieren, wie Sie die Ergebnisse nutzen wollen.

Schritt 4: Gestaltung des Fragebogens    

Eine Mitarbeiterbefragung wird in der Regel schriftlich mit Hilfe eines Fragebogens durchgeführt. Ob sich eine Online-Befragung, eine Papier-und-Bleistift-Befragung oder eine Befragung per App besser eignet, hängt von Ihrer Mitarbeiterstruktur ab.

Für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen stehen verschiede Methoden zur Auswahl: Bei der Paper-Pencil-Methode erhalten die Mitarbeitenden Fragebögen, die sie beispielsweise zur Gehaltsabrechnung erhalten. Die Auswertung erfolgt manuell und ist zeitintensiv und daher geeignet für kleinere Teilnehmerkreise, die keinen Zugang zu einem PC haben. Die Online-Befragung erfordert technische Voraussetzungen und eignet sich insbesondere für Mitarbeitende, die ohnehin am PC arbeiten. Sie bietet eine schnelle und kostengünstige Durchführung. Mitarbeitende erhalten Zugangscodes, wodurch die Anonymität gewahrt bleibt. Alternativ kann eine Befragung über Smartphone-Apps erfolgen. Hierbei ist die Lesbarkeit der Fragen besonders zu beachten und die Inhalte müssen mobil optimiert sein.

Generell gilt: So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Die Bearbeitung des Fragebogens sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Anregungen zur Gestaltung von Fragebögen finden Sie in unserer Handlungsempfehlung Mitarbeiterbefragung. Entscheidend für den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung ist jedoch, dass Sie die individuellen Gegebenheiten und Ziele Ihres Unternehmens berücksichtigen. Deshalb ist jede Mitarbeiterbefragung anders.

Schritt 5: Auswertung der Befragung

Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung erfolgt nach vorher festgelegten Kriterien, wie z. B. Unternehmensbereichen (Abteilungen, Standorte etc.) oder einzelnen Gruppen (Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigte, Geschlecht, Dauer der Betriebszugehörigkeit). Häufig werden auch Vergleichswerte (Benchmarks) zu den einzelnen Punkten des Fragenkatalogs gebildet. Diese Werte geben Hinweise, wie die eigenen Befragungsergebnisse im Vergleich zu früheren Befragungen oder zu den Ergebnissen in anderen vergleichbaren Unternehmen oder Abteilungen zu interpretieren sind. Aus den Vergleichswerten kann auch konkreter Handlungsbedarf abgeleitet werden, z. B. wenn bestimmte Schwellenwerte über- oder unterschritten werden.

Schritt 6: Kommunikation und Umsetzung der Ergebnisse

Nach der Befragung ist es nicht vorbei, jetzt beginnt die eigentliche Arbeit für Sie. Für Ihre Glaubwürdigkeit und den nachhaltigen Erfolg der Mitarbeiterbefragung ist es entscheidend, alle Ergebnisse zu kommunizieren, auch wenn sie nicht Ihren Erwartungen (oder Wünschen) entsprechen. Verschwinden die Ergebnisse einfach in der Schublade, verpassen Sie die große Chance, strukturelle Veränderungen einzuleiten und verlieren gleichzeitig das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden. 

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden nach der Befragung zeitnah über die Ergebnisse und bieten Sie Erklärungsansätze an. Kommunizieren Sie außerdem, dass Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. Überlegen Sie gleichzeitig, welche Konsequenzen die Ergebnisse für das Unternehmen haben und welche konkreten Umsetzungsmaßnahmen Sie planen. Denn werden aus den Ergebnissen einer Mitarbeiterbefragung keine konkreten Maßnahmen abgeleitet, verschenken Sie das Potenzial für einen Verbesserungsprozess, das Mitarbeiterbefragungen bieten. Es empfiehlt sich, Mitarbeiterbefragungen in regelmäßigen Abständen (ein bis drei Jahre) durchzuführen, um den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen zu überprüfen.

Zusammenfassung

Eine Mitarbeiterbefragung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Erfahrungen und Einschätzungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen und für Ihre strategische Personalarbeit zu nutzen. Sie geben Ihren Beschäftigten die Möglichkeit, die Situation des Unternehmens aus ihrer eigenen Perspektive zu beurteilen und aktiv konkrete Veränderungsmaßnahmen vorzuschlagen. Damit verbessern Sie nicht nur die interne Unternehmenskommunikation und erhalten wertvolles Feedback, sondern erhöhen durch die aktive und individuelle Einbindung in Veränderungsprozesse auch die Motivation und Loyalität Ihrer Beschäftigten.