SWOT-Analyse

Was bedeutet SWOT-Analyse für die Personalstrategie?

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Es beschreibt eine Stärken-Schwächen-Analyse unter Berücksichtigung aller Chancen und Risiken. Sie beschäftigen sich mit den Stärken und Schwächen Ihrer internen Prozesse und beobachten die Chancen und Risiken externer Faktoren wie beispielsweise die demografische Entwicklung oder Wettbewerber auf dem Arbeitsmarkt. Damit geht eine Positionierung Ihrer eigenen Aktivitäten gegenüber dem Wettbewerb einher. Mit der SWOT-Analyse gelingt Ihnen ein ganzheitlicher Blick auf Ihre Personalarbeit.

Folgende Dinge sollen bei der SWOT-Analyse aufgezeigt werden:

• Stärken: Diese Dinge funktionierten intern gegenwärtig sehr gut.
• Schwächen: Diese Dinge laufen intern gegenwärtig nicht gut.
• Chancen: Diese Dinge sind zukünftige Möglichkeiten, die sich aus unserem Umfeld ergeben.
• Risiken: Diese Dinge könnten in der Zukunft schiefgehen.

Warum eignet sich die SWOT-Analyse zur Fachkräftesicherung?

Wenn Sie benötigte Fachkräfte auf dem regionalen Arbeitsmarkt nicht finden, kann das Ihre Unternehmensziele gefährden. Bei einer SWOT-Analyse können Sie das Thema Fachkräftesicherung genau in den Blick nehmen und sich darauf fokussieren, wie Sie Mitarbeitende binden und finden. Sie sammeln Zahlen und Fakten zum Arbeitsmarkt und zum Status Quo Ihrer Personalarbeit, die Ihnen helfen, Entscheidungen zu begründen und intern durchzusetzen. Gewinnen Sie durch dieses strategische Vorgehen neue Impulse für Ihre Personalstrategie. Überprüfen Sie eingefahrene Wege und entdecken Sie dabei neue Chancen.

Wie gelingt eine SWOT-Analyse?

Für die SWOT-Analyse müssen Sie zunächst jeden der vier Bereiche (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) getrennt voneinander betrachten. Die Stärken und Schwächen beschreiben Ihre internen Prozesse. Chancen und Risiken beziehen äußere Einflüsse mit ein.

Interne Beobachtungen (Stärken und Schwächen)

Bei den internen Beobachtungen helfen Ihnen folgende Werkzeuge:

• Mitarbeitergespräche
• Workshops und Interviews 
• Mitarbeiterbefragungen
• Daten aus Ihrem Personalwesen

Zu den relevanten Bereichen, die Sie sich anschauen sollen, zählen die gegenwärtige Personalsituation, Ihre Personal-Prozesse sowie die finanzielle und personelle Ausstattung (Ressourcen), die für Ihre Personalarbeit zur Verfügung steht.

1. Personalsituation

Um Ihre aktuelle Personalsituation einschätzen zu können, sollten Sie folgende Aspekte betrachten:

• Anzahl der Beschäftigten pro Bereich und Veränderung (Fluktuationsrate)
• Fehlzeitenquote
• Personalbedarfsplanung 
• Altersstrukturanalyse
• Gehaltsstruktur
• Qualifikationen der Mitarbeitenden
• Ausgaben für Weiterbildung
• Arbeitgeberattraktivität 
• Betriebsklima

Für sich genommen sind diese Zahlen begrenzt aussagekräftig. Einen größeren Wert bekommen sie, wenn Sie sie vergleichen. Eine Möglichkeit ist die Betrachtung dieser Zahlen zu verschiedenen Zeitpunkten, um Entwicklungen zu entdecken. Eine andere Möglichkeit ist der Vergleich mit anderen Unternehmen. Zum Beispiel bieten Branchenverbände ihren Mitgliedern dazu „Benchmarks“ (Vergleichsmaßstäbe) an.

2. Interne Prozesse, Tools und Organisationsstrukturen

Gehen Sie Phänomenen aus Ihrer Personalarbeit auf den Grund. Wenn Sie zum Beispiel Schwierigkeiten haben, neues Personal zu finden und einzustellen, nehmen Sie den Bewerbungsprozess unter die Lupe:

• Wie werden potenzielle Kandidat:innen auf Sie aufmerksam?
• Wie ist das Feedback zu Ihren Stellenanzeigen?
• Wie viel Zeit vergeht von der Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung?
• Welchen Weg nimmt eine Kandidatin oder ein Kandidat, vom ersten Interesse bis zur Zusage? Identifizieren Sie gelungene Prozessschritte (z. B. kurze Reaktionszeiten, gute persönliche Erreichbarkeit der Ansprechperson) und Schwächen (z. B. wenig aussagekräftige Karriere-Webseite, kompliziertes Bewerbermanagementsystem).

3. Ressourcen

Welches Budget steht Ihrer Personalarbeit zur Verfügung? Auf welche Mitarbeitenden können Sie zurückgreifen? Können zum Beispiel Kolleginnen und Kollegen aus Vertrieb oder Marketing bei der Entwicklung einer neuen Kampagne unterstützen? Welches Wissen über zeitgemäße Personalarbeit ist im Unternehmen vorhanden?

Äußere Einflüsse (Chancen und Risiken) einer SWOT-Analyse

Chancen und Risiken ergeben sich häufig aufgrund wandelnder externer Rahmenbedingungen. Gesamtwirtschaftliche Entwicklungen (Preise, Löhne, Konjunktur, Arbeitsmarkt), die Veränderung von Branchen- oder Marktstrukturen, Verschiebungen in der gesellschaftlichen Wahrnehmung, neue rechtliche Rahmenbedingungen (Arbeitsrecht) sowie Innovationen und technologischer Fortschritt haben eine Auswirkung auf Ihren Betrieb und auf die Anforderungen an Ihre Personalarbeit.

• In unserer interaktiven Karte finden Sie aktuelle Arbeitsmarktdaten auf Berufe-Niveau für Ihre Region. 
• Ihre Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Ihre Handwerkskammer ist eine gute Informationsquelle.
• Die Mitgliedschaft in einem Branchen- oder Regionalverband kann sich hier auszahlen: Auch hier erhalten Sie aktuell Informationen zu den oben genannten Bereichen.
• Der Austausch mit anderen Unternehmen, externe Informationsquellen wie Newsletter und die Teilnahme an – oft kostenfreien – Webinaren geben Impulse für Ihre Personalarbeit.

Strategische Ableitungen einer SWOT-Analyse

Jetzt nutzen Sie diese Einzelanalysen, um Wege für die Personalstrategie sichtbar zu machen und Prozesse abzuleiten. Dazu setzen Sie Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in Abhängigkeit zueinander. Entwickeln Sie Strategien für folgende Punkte:

• SO – Stärken-Chancen-Kombination
  Stärken der Personalarbeit nutzen, um Chancen zu ergreifen.
• WO – Schwächen-Chancen-Kombination
  Schwächen der Personalarbeit beseitigen, um Chancen zu ergreifen.
• ST – Stärken-Risiken-Kombination
  Stärken der Personalarbeit nutzen, um die Eintrittswahrscheinlichkeiten von Risiken zu reduzieren.
• WT – Schwächen-Risiken-Kombination
  Schwächen der Personalarbeit so auffangen, dass der Betrieb vor Risiken geschützt wird.

Die Grafik zeigt Ihnen, wie Sie die SWOT-Analyse in der Matrix ausfüllen können und die Einzelanalysen miteinander verbinden.

Wie geht es nach der SWOT-Analyse weiter?

Auf Basis der SWOT-Analyse lässt sich eine gute Grundlage entwickeln, aus der Sie die zukünftige Personalstrategien ableiten. Überprüfen Sie regelmäßig, ob der Ist-Zustand noch zu Ihren Zielen passt und reagieren Sie bei einem Wandel der äußeren Umweltfaktoren. Weitere Informationen zur strategischen Personalarbeit finden Sie hier.