SWOT-Analyse

SWOT-Analyse: Definition

Die SWOT- Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), auch Stärken-Schwächen-Analyse genannt, ist ein Instrument, mit dem Sie die Ist-Situation Ihres Unternehmens oder Projektes analysieren und darauf basierend strategische Handlungsableitungen treffen können. Dazu werden interne Faktoren wie Stärken und Schwächen sowie externe Aspekte wie Chancen und Risiken systematisch erfasst und in Beziehung zueinander gestellt.  

Die vier Komponenten der SWOT-Analyse einfach erklärt: 

• Stärken (Strength): Das sind interne Faktoren, die gut funktionieren und Ihrem Unternehmen einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern verschaffen können (z. B. gute Mitarbeiterbindung und Motivation) 

• Schwächen (Weaknesses): In diesen Bereichen gibt es interne Herausforderungen, die sich negativ auf das Projekt/Unternehmen auswirken. (z. B. Ineffizienz bei Prozessen, Maßnahmen bringen nicht den angestrebten Erfolg) 

• Chancen (Opportunities): Dies sind zukünftige Möglichkeiten, die sich aus dem Umfeld ergeben. Dazu gehören Ressourcen, die zum Einsatz kommen, um die Schwächen auszugleichen (z. B. Kooperationen und Förderungen, Einführung neuer Technologien) 

• Risiken (Threats): Potenzielle Herausforderungen im Umfeld des Unternehmens, die sich negativ auswirken könnten (z. B. Markttrends, Konkurrenz um Fachkräfte sowie wirtschaftliche Unsicherheiten) 

Ziel der SWOT-Analyse 

Ziel der SWOT-Analyse ist es, durch die Betrachtung der vier Komponenten eine solide Basis zu schaffen, die als Grundlage für kommende strategische Entscheidungen und Maßnahmen dient.  
Häufig werden die Ergebnisse der SWOT-Analyse als Ausgangslage für die Entwicklung von Geschäfts- oder Projektplänen genutzt. 

Wichtig: Für den Erfolg der SWOT-Analyse ist es essenziell, zuvor klare Ziele oder Fragestellungen zu definieren, die Sie mithilfe der Analyse betrachten möchten - nur so gelingt eine stringente Ausrichtung.

Einsatzmöglichkeiten der SWOT-Analyse: 

Die SWOT-Analyse lässt sich flexibel in verschiedenen Bereichen einsetzen, beispielsweise im  

• Personalmanagement,  

• bei der Zusammensetzung von Teams,  

• im Marketing,  

• in der Finanzplanung  

• oder bei strategischen Geschäftsentscheidungen.  

Sie eignet sich, um Strategien zu entwickeln, Prozesse zu verbessern, Ziele zu definieren, die eigene Positionierung auf dem Markt zu identifizieren oder eine Personalstrategie zu entwickeln.  
 
Und wie genau lässt sich die SWOT-Analyse im Bereich Fachkräftesicherung nutzen? 

Vorgehen bei einer SWOT-Analyse

So gehen Sie vor, wenn Sie eine SWOT-Analyse durchführen möchten: 

1. Ziel festlegen: Definieren Sie ein Ziel oder eine Fragestellung, der Sie mithilfe der SWOT-Analyse auf den Grund gehen wollen. Zum Beispiel: 
   "Wie können wir die Effizienz unserer internen Onboarding-Prozesse verbessern, um neue Mitarbeitende schneller zu integrieren?” Oder “Wie nutzen wir den Trend zu hybriden Arbeitsmodellen?"  

2. Person bestimmen: Legen Sie fest, wer die Analyse durchführt. Das kann sowohl eine Einzelperson als auch eine Gruppe sein. Der Vorteil, wenn Sie im Team arbeiten, sind die vielfältigen Perspektiven, die in die Überlegungen einfließen können.  

Werkzeuge auswählen und Daten sammeln: Wählen Sie geeignete Werkzeuge für die Analyse aus. Dazu gehören zum Beispiel:

• Mitarbeitergespräche 
• Workshops und Interviews 
• Mitarbeiterbefragungen 
• Daten aus Ihrem Personalwesen (internes KPI) 

Tragen Sie diese Daten und Fakten zusammen.

1. Brainstorming: Betrachten Sie nun die vier Bereiche der SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken). Halten Sie Ihre Überlegungen und Ergebnisse schriftlich in einer SWOT-Matrix fest. Das ist eine tabellarische Anordnung, die für Übersichtlichkeit und Struktur sorgt (s. Vorlage zum Download). 

2. Nach der SWOT-Analyse: Setzen Sie die Ergebnisse der internen und externen Faktoren in der Matrix in Beziehung zueinander und treffen strategische Ableitungen für Ihre Ziele.

SWOT-Analyse: Beispiel Personalarbeit

Sie haben ein Team zusammengestellt und eine Frage oder ein Ziel für Ihre SWOT-Analyse definiert? Dann können Sie nun beginnen, die internen und externen Faktoren zu betrachten. Am Beispiel einer SWOT-Analyse für die Personalarbeit könnte dies so aussehen: 

Interne Faktoren analysieren (Stärken und Schwächen) 

Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer internen Faktoren – decken Sie Stärken und Schwächen auf. Dazu nutzen Sie z. B. interne KPIs, Befragungen und Mitarbeiterinterviews.

-Beispiel für eine Stärke: Ihr Unternehmen hat eine starke Mitarbeiterbindung und eine geringe Fluktuation. 

-Beispiel für eine Schwäche: Ihr Unternehmen hat Schwierigkeiten, Fachkräfte zu gewinnen, da die Rekrutierungsprozesse ineffizient und das Employer Branding unzureichend ist. 

Nehmen Sie dazu diese Bereiche der Personalarbeit in den Fokus

Zu den relevanten Bereichen, die Sie sich im Rahmen einer SWOT-Analyse hinsichtlich der internen Faktoren (Stärken und Schwächen) anschauen sollten, zählen in der Personalarbeit: 

1. Personalsituation (z. B. Qualifikation, Fluktuation)  

2. Interne Personal-Prozesse, (z. B auch Personal-Prozesse wie Rekrutierung, Onboarding, aber auch die Effizienz von Arbeitsabläufen) 

3. Ressourcen (z. B. Finanzmittel, personelle Ausstattung) 

Das bedeutet im Detail: 

1. Personalsituation 

Um Ihre aktuelle Personalsituation mit ihren Stärken und Schwächen einschätzen zu können, sollten Sie folgende Aspekte betrachten: 

• Anzahl der Beschäftigten pro Bereich und Veränderung (Fluktuationsrate) 
• Fehlzeitenquote 
• Personalbedarfsplanung  
• Altersstrukturanalyse 
• Gehaltsstruktur 
• Qualifikationen der Mitarbeitenden 
• Ausgaben für Weiterbildung 
• Arbeitgeberattraktivität  
• Betriebsklima 

Tipp: Für sich genommen sind diese Zahlen begrenzt aussagekräftig. Einen größeren Wert bekommen sie, wenn Sie sie vergleichen. Eine Möglichkeit ist die Betrachtung dieser Zahlen zu verschiedenen Zeitpunkten, um positive oder negative Entwicklungen zu entdecken. Eine andere Möglichkeit ist der Vergleich mit anderen Unternehmen. Zum Beispiel bieten Branchenverbände ihren Mitgliedern dazu „Benchmarks“ (Vergleichsmaßstäbe) an.
 

2. Interne Personalprozesse 

Gehen Sie den Stärken und Schwächen von Prozessen und Arbeitsabläufen aus Ihrer Personalarbeit auf den Grund. Wenn Sie zum Beispiel Schwierigkeiten haben, neues Personal zu finden und einzustellen, dann nehmen Sie den Bewerbungsprozess unter die Lupe: 

• Wie werden potenzielle Kandidat:innen auf Sie aufmerksam? 
• Wie ist das Feedback zu Ihren Stellenanzeigen? 
• Wie viel Zeit vergeht von der Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung? 
• Welchen Weg nimmt eine Kandidatin oder ein Kandidat, vom ersten Interesse bis zur Zusage?

Identifizieren Sie gelungene Prozessschritte (z. B. kurze Reaktionszeiten, gute persönliche Erreichbarkeit der Ansprechperson) und Schwächen (z. B. wenig aussagekräftige Karriere-Webseite, kompliziertes Bewerbermanagementsystem). 

3. Ressourcen 

Schauen Sie sich im Rahmen der internen Faktoren der SWOT-Analyse zur Personalarbeit auch Ihre Ressourcen an. Dabei geht es um Fragen wie:  

• Welches Budget steht Ihrer Personalarbeit zur Verfügung?  
• Auf welche Mitarbeitenden können Sie zurückgreifen?  
• Können zum Beispiel Kolleginnen und Kollegen aus Vertrieb oder Marketing bei der Entwicklung einer neuen Kampagne unterstützen?  
• Welches Wissen über zeitgemäße Personalarbeit ist im Unternehmen vorhanden?

Strategische Ableitungen einer SWOT-Analyse

Jetzt nutzen Sie diese Einzelanalysen, um Wege für die Personalstrategie sichtbar zu machen und Prozesse abzuleiten. Dazu setzen Sie die vier Bereiche - Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken - in Abhängigkeit zueinander.  

Entwickeln Sie Strategien für folgende Punkte: 

• SO – Stärken-Chancen-Kombination 
  Stärken der Personalarbeit nutzen, um Chancen zu ergreifen. 

• WO – Schwächen-Chancen-Kombination 
  Schwächen der Personalarbeit beseitigen, um Chancen zu ergreifen. 

• ST – Stärken-Risiken-Kombination 
  Stärken der Personalarbeit nutzen, um die Eintrittswahrscheinlichkeiten von Risiken zu reduzieren. 

• WT – Schwächen-Risiken-Kombination 
  Schwächen der Personalarbeit so auffangen, dass der Betrieb vor Risiken geschützt wird. 

Die Grafik zeigt Ihnen, wie Sie die SWOT-Analyse in der Matrix ausfüllen können und die Einzelanalysen miteinander verbinden.