Erfolgsfaktoren hybrider Arbeit

Was ist hybrides Arbeiten? 

Kein reines Homeoffice - kein reines Büro: Hybride Arbeit ist eine Mischform. So verbringen Beschäftigte nicht mehr jeden Tag im Büro, sondern können zu Teilen auch außerhalb des Unternehmens arbeiten (siehe Ausgangslage: Arbeiten im Homeoffice). Die Einführung von hybriden Arbeitsformen stellt einen bedeutenden Wandel in der Arbeitsweise von Unternehmen dar und erfordert die Zusammenarbeit von Personen, die sowohl im Büro als auch zu Hause arbeiten. Entscheidend ist daher, dass die Arbeitsprozesse so gestaltet werden, dass sie effektiv und reibungslos ablaufen und zum Unternehmen passen. 

Welches hybride Arbeitsmodell passt zu Ihrem Unternehmen?  

Unternehmen suchen in der Regel nach einem Weg, um einerseits den Unternehmenszielen und andererseits den Bedürfnissen und Erwartungen der Beschäftigten gerecht zu werden. Dass hybrides Arbeiten kein Selbstläufer ist, zeigen die Ergebnisse des KOFA Kompakt 2021.

Positive Aspekte sind, dass hybride Arbeit 

• die Arbeitgeberattraktivität steigert, 
• die Flexibilität erhöht 
• und die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördert.  

Andererseits führt hybride Arbeit aber auch dazu, 

• dass die Anforderungen an die Führungskräfte steigen, 
• der Teamgeist sinkt 
• und die Sichtbarkeit der Arbeitsleistung abnimmt.  

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für hybride Arbeitsmodelle, die den Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitenden gleichermaßen entsprechen. Mögliche Modelle sind:  

• Rotationsmodell: Die Beschäftigten wechseln sich ab, wer im Büro und wer remote arbeitet. Dies kann wöchentlich oder monatlich geschehen. Kombiniert werden kann dieses Modell mit dem sogenannten „Arbeitsplatz-Sharing“, bei dem mehrere Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz im Büro teilen und in Absprache an unterschiedlichen Tagen oder zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.  
• Teilweise fixes Hybridmodell: Bei diesem Modell arbeiten die Beschäftigten an einigen Tagen der Woche im Büro und an anderen Tagen zu Hause oder an einem anderen Ort. Häufig ist die Anzahl der Bürotage auf drei Tage pro Woche festgelegt. 
• Flexibles Arbeitsmodell: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können je nach Bedarf und Verfügbarkeit wählen, wann sie im Büro und wann sie von zu Hause aus arbeiten. 

Es ist von Bedeutung zu berücksichtigen, dass es nicht immer einfach - und manchmal sogar unmöglich - ist, sämtliche Mitarbeitenden gleichermaßen zufriedenzustellen, da jede einzelne Person individuelle Erwartungen an die Arbeit hat. Dennoch empfiehlt es sich, gemeinsame Anliegen und Erwartungen an die Arbeit zu identifizieren und anzugehen, bevor Richtlinien für hybride Arbeit festgelegt werden. 

Wie können Sie die Sorgen und Erwartungen ihrer Mitarbeitenden identifizieren?  

Gehen Sie auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden ein. Mit den folgenden Methoden und Ansätzen können Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden ermitteln: 

• Mitarbeitergespräche: Eine der besten Möglichkeiten, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden in Erfahrung zu bringen, sind regelmäßige Mitarbeitergespräche. In diesen Gesprächen können Sie Fragen stellen wie "Wie geht es Ihnen?", "Was ist Ihnen hinsichtlich des Arbeitsortes wichtig?", "Wo sehen Sie Ihre Stärken?" oder "Welche Herausforderungen sehen Sie bei Ihrer Arbeit (auch in Bezug auf die Zusammenarbeit über Distanz)?". 
• Mitarbeiterbefragungen: Sie können eine Mitarbeiterbefragung durchführen, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser zu verstehen. Die Befragung kann verschiedene Themen umfassen, wie z. B. Arbeitsbedingungen, Arbeitszufriedenheit, Karrieremöglichkeiten und/oder die wahrgenommenen Chancen und Risiken hybrider Arbeit.  
• Beobachtungen: Sie können die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden erkennen, indem Sie ihr Verhalten beobachten. Beispielsweise können Sie durch Beobachtungen verschiedene Anzeichen dafür erkennen, ob die hybride Arbeit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern guttut. Positive Anzeichen sind:  
• Arbeitsleistung: Sind die Mitarbeitenden produktiver, effizienter? 
• Work-Life-Balance: Können die Mitarbeitenden Familie und Freizeit besser mit der Arbeit vereinbaren?  
• Arbeitszufriedenheit: Wirken Ihre Mitarbeitenden glücklicher? 
• Gelingende Zusammenarbeit: Sind die Mitarbeitenden in der Lage, auch über Distanz gut zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten?  
• Gesundheit und Wohlbefinden: Haben Ihre Mitarbeitenden weniger Stress und fühlen sich wohler? 
• Feedbackrunden: Regelmäßiges Feedback ist ein wichtiges Instrument, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen. Fordern Sie Ihre Mitarbeitenden auf, ihre Meinungen und Ideen zu äußern und schaffen Sie einen sicheren Raum für Diskussionen. 

Versuchen Sie gemeinsam mit Ihrem Team die gegenseitigen Bedürfnisse zu verstehen. Folgende Leitfragen helfen, die Auftaktgespräche zu strukturieren und die Erwartungen an und Bedürfnisse der Beschäftigten in Bezug auf die hybride Zusammenarbeit zu identifizieren: 

Leitfragen für die hybride Zusammenarbeit:  

• Ich bin zufrieden, wenn… 
• Ich bin positiv überrascht, wenn… 
• Ich fühle mich überfordert, wenn… 
• Ich reagiere gereizt, wenn… 
• Mein Arbeitsfluss wird unterbrochen, wenn… 

Hybride Zusammenarbeit – ein kontinuierlicher Prozess 

Die Verbesserung der hybriden Zusammenarbeit ist ein kontinuierlicher Prozess, der ständige Anpassung erfordert, aber auch Spaß macht. Um Veränderungen im Unternehmen zu etablieren, sollten Sie Zuversicht und eine positive Grundhaltung ausstrahlen. Folgende Eigenschaften wirken unterstützend auf den Veränderungsprozess:  

• Mut, um Neues auszuprobieren und Komfortzone zu verlassen  
• Kreativität und Offenheit, um Neues zu entdecken  
• Positive Zukunftsbilder, um Veränderung erlebbar zu machen  
• Kommunikation, damit Veränderungen gemeinsam getragen werden  
• Gelassenheit, damit sich neue Strukturen etablieren können