Hybrides Arbeiten im Unternehmen gestalten

Was sind die Voraussetzungen für eine digitale Zusammenarbeit?

Um digitale Zusammenarbeit im Unternehmen erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, folgende Aspekte zu beachten:

• Präzise Planung: Während organisatorische Unklarheiten vor Ort schnell auffallen und behoben werden können, bleiben Beschäftigte im Homeoffice bei unzureichenden Strukturen häufig im Unklaren. Klar definierte Ziele und Arbeitsprozesse gewinnen daher beim Arbeiten über Distanz an Bedeutung.
• Anforderung an Selbstorganisation: Bei der Arbeit aus dem Homeoffice erhalten Mitarbeitende neue Entscheidungsfreiheiten. Während es manchen Beschäftigten leichtfällt, Entscheidungsfreiheiten im Sinne des Unternehmens zu nutzen, vermissen andere die Arbeitsstrukturen des Büroalltags. Sie benötigen Unterstützung, um ihren Arbeitsalltag im Homeoffice erfolgreich zu organisieren.
• Effektive Kommunikation: Klare Kommunikationsregeln sind für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team unerlässlich. Diese Regeln sollten z. B. die bevorzugten Kommunikationskanäle, die Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten und die individuellen und gemeinsamen Erreichbarkeitszeiten festlegen. Wichtig ist auch, dass alle Teammitglieder über die notwendigen Informationen verfügen. Digitale Werkzeuge wie eine gemeinsame Wissensdatenbank oder ein zentrales Dokumentenmanagementsystem können dabei helfen.

Finden Sie anhand der Checklisten heraus, wie gut Sie in Sachen digitale Zusammenarbeit und Prozesse sowie Kommunikation bereits aufgestellt sind und was Sie noch tun können:

Maßnahmen zur Verbesserung der digitalen Zusammenarbeit (in Unternehmen)

Die effektive Zusammenarbeit in digitalen Teams erfordert die Berücksichtigung einiger wichtiger Erfolgsfaktoren. Um optimal zusammenarbeiten zu können, gilt es, klare Regeln aufzustellen und soziale Interaktionen zu organisieren.

Digitale Zusammenarbeit braucht (neue) Regeln

Gerade, wenn Beschäftigte wenig vor Ort im Büro arbeiten, ist es wichtig, dass sie ihre Aufgaben selbstständig und eigenverantwortlich erledigen können. Dafür brauchen sie Orientierung auf Unternehmensebene, Orientierung auf Teamebene und Orientierung durch eine genaue Aufteilung von Verantwortlichkeiten bei bestimmten Aufgaben.  

Orientierung auf Unternehmensebene: Welche Werte und Normen werden im Unternehmen aktuell gelebt? Welche Werte sollen gelebt werden? Ein klares Leitbild gibt Mitarbeitenden Orientierung und hilft ihnen dabei, sich über die Distanz mit Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Hierbei sollte das Leitbild kurz den Auftrag (Mission), die strategischen Ziele (Vision) und die Art des zwischenmenschlichen Umgangs (Werte) in Ihrem Unternehmen zusammenfassen. Konkret gilt es, gemeinsam zu klären: Wer sind wir? Was ist uns wichtig? Wie wollen wir arbeiten?

Orientierung auf Teamebene: Eine Orientierung auf Teamebene durch gemeinsame Prinzipien und Regeln kann helfen, ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, wie das Team arbeiten soll, welche Verhaltens- und Arbeitsweisen erwünscht sind und welche nicht. Durch die Festlegung gemeinsamer Grundsätze und Regeln können Missverständnisse vermieden und Konflikte reduziert werden

Beispiel Auszug aus der „Digitale Zusammenarbeit“:

• Kamera an: Alle Teilnehmenden sollten ihre Kamera während des Meetings einschalten, um eine bessere Interaktion und Zusammenarbeit zu ermöglichen.
• Pünktlichkeit: Alle Teilnehmenden sollten pünktlich zum Meeting erscheinen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung wie geplant beginnt.
• Erreichbarkeit: Alle Teammitglieder sollten während der Arbeitszeit für die Zusammenarbeit erreichbar sein und schnell auf Anfragen oder Nachrichten reagieren.

Tipp: Alle Teammitglieder sollten an der Entwicklung dieser Grundsätze und Regeln beteiligt werden, um sicherzustellen, dass alle sie verstehen und einhalten.

Orientierung durch eine genaue Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung: Exakte Arbeitsaufträge tragen dazu bei, dass Teammitglieder genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Ergebnisse sie erzielen sollen. Die SMART-Regel ist eine Methode, um Arbeitsaufträge noch effektiver und präziser zu gestalten.

Nachdem die Arbeitsaufträge identifiziert und dargelegt wurden, steht nun die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten an. Besonders wichtig ist dabei, dass die Arbeitsprozesse (auch) in einem digital arbeitenden Team effizient und transparent gestaltet werden. Hierbei kann der Einsatz eines Kanban-Boards äußerst hilfreich sein. Es besteht aus einem digitalen Board, welches in Spalten für die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses (z.B. "To do", "Doing", "Done") unterteilt ist und Karten für jede einzelne Aufgabe beinhaltet. Wie das Arbeiten mit Kanban konkret funktioniert, erfahren Sie in folgendem Video:

Sie möchten Ihre eigenen Ideen in einer Kanban Vorlage festhalten? Nutzen Sie dafür unsere Kanban Vorlage zum Selbstausfüllen. 

Soziales Miteinander muss organisiert werden

In der reinen Präsenzarbeit entstehen soziale Beziehungen auf natürliche Weise durch den täglichen persönlichen Kontakt. In der digitalen Arbeitswelt ist dies nur eingeschränkt möglich. Hybrid arbeitende Teams sind besonders gefährdet, da Personen, die regelmäßig am Unternehmensstandort arbeiten, dazu neigen, Kleingruppen zu bilden und Mitarbeitende im Homeoffice (unbewusst) auszuschließen. Um die Isolation von Kleingruppen in hybriden Teams zu vermeiden, ist ein aktives Beziehungsmanagement notwendig. Insbesondere Führungskräfte sind gefordert, den Kontakt zu den abwesenden Mitarbeitenden zu pflegen.

Um die sozialen Kontakte in hybriden Teams zu stärken, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Feiern Sie Teamerfolge auch in hybriden Teams.
• Schaffen Sie Gelegenheiten zum informellen Austausch, z.B. gemeinsame Mittagessen oder Kaffeepausen.
• Nutzen Sie Präsenztage im Büro verstärkt zur Kontaktpflege mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen.
• Planen Sie weiterhin Teamevents im Büro, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.