Kommunikation in einem agilen Unternehmen

Agile Organisationsstrukturen und das Bedürfnis nach Information

Die Fenecon GmbH aus Deggendorf arbeitet in einem schnelllebigen und hochinnovativen Umfeld. Als Anbieter von Stromspeichersystemen beliefert es seine Kunden mit der entsprechenden Hardware und entwickelt gleichzeitig die Software für Energiemanagementlösungen. 2017 hat das Unternehmen beschlossen, die Firmenstruktur zu erneuern. „Wir haben eine agilere, also schnellere und an den Kundenwünschen ausgerichtete, Arbeitsstruktur eingeführt“, erklärt Alexandra Feilmeier, kaufmännische Leitung bei Fenecon. „Konkret bedeutet das: Abteilungen wurden in ‚Kreise‘ überführt, die im Unternehmensgefüge gleichberechtigt nebeneinanderstehen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in diesen Kreisen weitgehend selbständig und selbstbestimmt ohne einen klassischen Chef.“ 

Die Umstellung in die agile Organisationsstruktur verlief nicht ohne Reibungen. „Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlten sich am Anfang überfordert, eigene Entscheidungen zu treffen“, erinnert sich Feilmeier. „Sie haben uns in unseren Mitarbeitergesprächen gefragt: Auf welcher Basis soll ich entscheiden? Und wohin steuert das Unternehmen in den kommenden Jahren?“ Deshalb musste Fenecon überlegen, wie es seine Angestellten besser über die Unternehmensziele und Strategien informiert.   „Wir haben gemerkt, dass das Thema Kommunikation im Zuge von Arbeit 4.0 einen unglaublich hohen Stellenwert einnimmt“, erklärt Feilmeier. „Für unsere Mitarbeiter war es ganz wichtig, die Vision, Mission und Strategie unseres Unternehmens zu kennen – und das geht nur mit einem klaren Kommunikationskonzept.“

Analyse der internen Kommunikationswege

Das zu entwickeln und umzusetzen, ist Aufgabe der kaufmännischen Mitarbeiterin Theresa Eisele. Unterstützung bekam sie dabei von dem Programm unternehmensWert:Mensch. Mit ihm werden mittelständische Unternehmen bei der modernen Personalarbeit begleitet. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und der Europäische Sozialfonds fördern das Projekt. Mit Beratung von unternehmensWert:Mensch hat Fenecon zunächst eine interne Analyse durchgeführt: Mitarbeiter wurden in Interviews befragt, auf welchem Weg Informationen sie am besten erreichen, welche Medien sie dafür nutzen, ob sie sich ausreichend informiert fühlen oder es sogar zu viel ist. „Dann haben wir uns angeschaut, welche Kommunikationskanäle es im Unternehmen bereits gibt, welche Informationen für welche Mitarbeiter-Gruppen relevant sind und welche Prozesse wir für eine reibungslose Kommunikation sicherstellen müssen“, erklärt Theresa Eisele. 

Eine Erkenntnis aus den Mitarbeiterinterviews war, dass einige sich von Informations-Mails überflutet gefühlt haben. Deshalb wolle man in Zukunft auf alternative Kommunikationsplattformen setzen. „Unser Ziel ist es, zukünftig komplett auf interne Emails zu verzichten und Nachrichten nur noch über Kommunikations-Plattform Microsoft Teams zu verschicken“, erklärt Eisele. Dort können Einzelpersonen und Gruppen miteinander chatten, Dokumente, Videos und Bilder austauschen, sich gegenseitig Aufgaben zuweisen und gemeinsam an Inhalten arbeiten.

Mitarbeiter für neue Informationsmedien begeistern

Die essenziellen Informationen verteilt die Geschäftsführung aber über unterschiedlichste Kanäle: „Jeden Dienstag haben wir einen JourFix, an dem sich alle Mitarbeiter versammeln und über aktuelle Aufgaben und Herausforderungen berichten“, so Eisele. Für Mitarbeiter, die nicht ständig am Computer arbeiten, hängen die Infos auch an einem schwarzen Brett aus. Und außerdem pflegt die Firma die eigene Wissensdatenbank „Fenepedia“, wo das Leitbild des Unternehmens, Eckpunkte zur Unternehmensstrategie und Informationen zu Produkten, relevanten Tools und Personalprozessen verfügbar sind.

Um die Leute für diese neuen Kommunikationswege zu begeistern braucht es gelegentlich einen kleinen Anschubser. „Eine Wissensdatenbank ergibt nur Sinn, wenn sich alle mit ihren Informationen beteiligen“, sagt Eisele. „So ein Kommunikationsverhalten muss aber auch erst eingeübt werden.“ Deshalb bekommen Mitarbeiter also hin und wieder doch noch mal eine Info-Mail – statt mit langem Text gefüllt allerdings nur mit einem Hinweis auf den passenden Fenepedia-Eintrag.

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