PR für KMU

7 Schritte der erfolgreichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Nur wer sichtbar ist, findet auch statt. Wenn Sie als Unternehmen also in der regionalen Zeitung oder auf Social-Media-Kanälen anderer auftauchen, können Sie eine Vielzahl an Personen erreichen. Aus diesem Grund sollten Sie die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit als wichtiges Instrument in Ihren Employer-Branding-Prozess aufnehmen und als wichtiger Baustein Ihrer Kommunikationsstrategie gesehen werden. Wichtig ist hierbei vor allem ein gutes Netzwerk an Journalistinnen und Journalisten. Wir zeigen Ihnen in sieben Schritten, wie Sie Ihre Pressearbeit auch als kleines Unternehmen professionalisieren können. 

1. Erstellen Sie eine Pressemappe

Eine Pressemappe dient dazu, Journalistinnen und Journalisten gebündelt Informationen zu Ihrem Unternehmen zu bieten. Sie kann versendet und / oder auf der eigenen Website veröffentlich werden. Die Pressemappe gibt Auskunft über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens und liefert Daten zu Geschäftszahlen, wie der Anzahl der Mitarbeitenden oder dem Umsatz. Sie kann auch einen Hintergrundtext zur Firmengeschichte oder Beispiele für die Attraktivität als Arbeitgeber enthalten. Nutzen Sie ebenfalls Fotos vom Unternehmen und der Geschäftsleitung, um Ihren Auftritt abzurunden. Wichtig ist, dass Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einer Kontaktperson, an die sich interessierte Medienvertretende wenden können, in der Pressemappe vermerkt ist.

2. Pressebereich auf der Unternehmens-Website erstellen

Ein großer Teil der journalistischen Recherche findet heute im Internet statt. Möchten Journalistinnen und Journalisten über Ihr Unternehmen berichten, werden sie vermutlich zuerst Ihre Unternehmens-Website besuchen. Ein gesonderter Pressebereich auf der Website zeugt dann von Professionalität und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass über ihr Unternehmen berichtet wird. Im Pressebereich können Sie die Pressemappe sowie Kontaktdaten, das Firmenlogo, Produktbilder sowie Fotos der Räumlichkeiten und Belegschaft veröffentlichen. Hier können Sie auch Ihre Presseinformationen als Download bereitstellen. Am besten eignet sich dafür eine Word-Datei, damit die Medienschaffenden, die Informationen einfach kopieren können. Richten Sie ergänzend einen Bereich für die Pressestimmen ein, in welchem bereits über sie veröffentlichte Beiträge beispielsweise Zeitungsartikel gesammelt werden.

3. Presseverteiler anlegen

Ein Presseverteiler ist eine Liste mit Kontaktdaten von Journalistinnen und Journalisten, denen Sie Presseinformationen senden möchten. Neben dem Namen und den Kontaktdaten, können Sie auch den jeweiligen Themenschwerpunkt und allgemeine Informationen zum Medium aufführen, wie zum Beispiel:

• Art des Mediums (Zeitung, Zeitschrift…)
• Erscheinungstermin und -häufigkeit
• Kontaktdaten
• Anschrift
• Redaktionsschluss
• Reichweite (regional, überregional…)

4. Zielgruppe und relevante Medien identifizieren

Überlegen Sie, wen Sie mit Ihrer Medienpräsenz erreichen möchten. Wer sind ihre (potenziellen) Kundinnen und Kunden und welche Medien konsumieren diese? Möchten Sie beispielsweise als attraktiver Arbeitgeber in der Region bekannter werden, können Sie sich an Zeitungen der jeweiligen Zielregion wenden. Doch vergessen Sie nicht, dass die Medienlandschaft vielfältig ist: Auch Radio, Online-Magazine, Blogs, Social-Media und das Fernsehen können sich für Ihre Öffentlichkeitsarbeit eignen.

5. Kontakt zu Journalistinnen und Journalisten aufbauen

Bauen Sie vor dem Versenden von Pressemitteilungen Kontakt zu den jeweiligen Journalistinnen und Journalisten auf. Ein persönliches Telefonat schafft Verbindlichkeit und hilft eine Beziehung aufzubauen. Sie können Journalistinnen und Journalisten auch zum Kennenlernen in den Betrieb einladen. Oder Sie halten auf regionalen Veranstaltungen Ausschau, auch hier können Sie Vertreterinnen und Vertreter der Regionalpresse antreffen. Im direkten Kontakt können beide Seiten offene Fragen klären und Inhalte sowie Rahmenbedingungen absprechen. Ist ein Kontakt erstmal etabliert, ist es wichtig, ihn zu pflegen. Es wird vielleicht nicht immer alles veröffentlicht, was Sie einreichen, aber durch Kontinuität halten Sie den Kontakt und bleiben im Gedächtnis. Werden Sie dabei nicht zu aufdringlich. Journalistinnen und Journalisten arbeiten unter viel Zeitdruck und müssen ihre Aufmerksamkeit gut einteilen.

6. Anlässe für Pressemitteilungen ausmachen

Auch in kleinen Unternehmen gibt es viele Anlässe für Pressemitteilungen. Mit zunehmender Erfahrung entwickeln Sie ein Gefühl dafür, welche Ereignisse relevant sind. Lassen Sie sich von unserer Beispielliste inspirieren:

• Start des neuen Ausbildungsjahrgangs
• Teilnahme am Girls‘ oder Boys‘ Day
• Firmenjubiläen
• Wechsel in der Geschäftsführung
• Nachfolge im Familienbetrieb
• Verabschiedung langjähriger Mitarbeitenden
• Gesellschaftliches unternehmerisches Engagement
• Etablieren von Umweltschutzmaßnahmen
• Tag der offenen Tür
• Ausstellungen auf Messen
• Einführung eines neuen Produkts
• Zuschlag für ein öffentliches Projekt
• Umbau der Werkstatt oder Eröffnung einer neuen Filiale

Wie Sie eine Pressemitteilung verfassen, erfahren Sie im nächsten Schritt.

7. Verfassen einer Pressemitteilung

Haben Sie ein relevantes Ereignis ausgemacht, müssen Sie die zugehörige Pressemitteilung verfassen.

Eine Pressemitteilung enthält immer:

• Ort und Datum der Veröffentlichung
• Titel
• Prägnante schriftliche Inszenierung des Ereignisses. Berichten Sie nicht chronologisch, sondern beginnen Sie mit dem Highlight. Bereits in den ersten Sätzen sollten Sie die wichtigsten Dinge zusammenfassen und so die Journalistinnen und Journalisten von Ihrem Thema überzeugen.
• Zitate von beteiligten Personen inklusive genauer Positionsbezeichnungen. Persönliche Zitate sind eine gute Ergänzung für eine authentische Pressemitteilung.

Weitere Tipps finden Sie beispielsweise hier bei der IHK Nordwestfalen.

Es ist immer von Vorteil, den Journalistinnen und Journalisten auch druckfähige Fotos in einem gängigen Format (am besten jpg) thematisch passend zur Verfügung zu stellen. Achten Sie darauf, dass Sie genau beschreiben, wer auf den Bildern zu sehen ist.