Jobbeschreibungen erstellen: So hilft Künstliche Intelligenz
3 Tipps, um KI im Arbeitsalltag zu nutzen
- Ausprobieren: Um KI im Arbeitsalltag zu nutzen, braucht es keine umfassende Strategie oder teure Tools. Ein guter Start kann sein, sich 30 Minuten Zeit zu nehmen und mit einem Chatbot zu experimentieren. Einfach eine beliebige Frage oder einen Auftrag eingeben und schauen, was als Ergebnis herauskommt. Zur gezielteren Anwendung zeigt unser Prompts-Leitfaden, wie das gehen kann.
- Gratis-Tools nutzen: Zum Ausprobieren können Sie eine kostenlose Version von ChatGPT, Copilot und Co. nutzen. So bekommen Sie schnell einen Eindruck, wie Chatbots funktionieren. Später können Sie überlegen, ob Sie sich einen umfangreicheren Account zulegen möchten, um erweiterte Funktionen nutzen zu können.
- Überblick verschaffen: Chatbots können an vielen Stellen in der Personalarbeit helfen. Nach der ersten Ausprobier-Phase macht es Sinn, einzelne Arbeitsschritte zu analysieren und zu überlegen, ob ein Chatbot Ihnen hier die Arbeit erleichtern kann. Gibt es ungenutzte Potenziale, weil niemand Zeit hat, sich zu kümmern? Wo kann KI uns entlasten?
Von Teamfähigkeit bis zu speziellen Excel-Kenntnissen: Die Firma Roadsurfer, spezialisiert auf Camper-Vermietung weltweit, möchte die Kompetenzen der Mitarbeitenden genau erfassen. Rund 1000 Menschen beschäftigt das auf Camper-Vermietung spezialisierte Unternehmen. Für alle wird eine sogenannte Role Card, also eine Positionsbeschreibung, erstellt. Für jede Funktion bzw. Rolle im Unternehmen werden fünf bis sechs Kernkompetenzen festgelegt und in kurzen Texten erklärt. „Dabei ist KI eine große Hilfe“, erklärt Louisa Peters, verantwortlich für den Bereich Lernen und Entwicklung.
Wie hilft KI hier genau? Vorgesehen ist, dass die Führungskräfte für ihre Mitarbeitenden zunächst manuell jeweils fünf bis sechs Kompetenzen festlegen. Die Erklärtexte zu den Kompetenzen können die Führungskräfte dann mithilfe eines Chatbots erstellen.
„Es wäre viel zu aufwendig, für alle Kompetenzen händisch Texte zu schreiben“, sagt Peters. Die Bedienung der KI spare viel Zeit und ist zudem sehr genau. „Im Grunde reicht es, den Jobtitel und die Kompetenz einzutippen, verbunden mit der Aufforderung, eine Definition zu kreieren.“ Zusatzinformationen zur Branche und Unternehmensgröße seien hilfreich. Vertrauliche Daten dürfen selbstverständlich aus Datenschutzgründen nicht eingegeben werden.
In unserem Leitfaden erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie Prompts in KI-basierten Anwendungen so formulieren, dass Sie gute Ergebnisse erzielen.
Gute Prompts schreibenBeispiel: Prompt für Kompetenz „Remote Communication“
Zu den Kompetenzen können sowohl fachliche Fähigkeiten als auch Soft Skills zählen. Ein Beispiel bei Roadsurfer ist „Remote Communication“ – also die Kommunikation mit Teams, die teils vor Ort und teils digital zusammenarbeiten. In das Eingabefeld des Chatbots könnte man Folgendes eintippen: „Ich bin Personalreferentin in einem KMU der Tourismusbranche. Für einen Mitarbeiter im Kundenservice ist die Kompetenz „Remote Communication“ sehr wichtig. Bitte formuliere einen Text, der diese Kompetenz näher erläutert.” Eine solche Anweisung an einen Chatbot wird Prompt genannt.
Der Chatbot liefert dann eine entsprechende Kompetenzbeschreibung. Zu beachten ist, dass diese nicht 1:1 übernommen werden sollte. „Es ist wichtig, dass immer ein Mensch das Ergebnis prüft und anpasst”, sagt Peters. „KI ist eine Inspiration, aber sollte nicht die einzige Quelle sein.“
Um KI gewinnbringend einzusetzen, braucht es aus Louisa Peters’ Sicht keine spezielle Weiterbildung. Die 27-Jährige hat selbst während des Studiums angefangen, mit KI zu experimentieren. „Das war learning by doing“, sagt sie. Bei Roadsurfer hat sie begonnen, eine Weiterbildungssoftware zu nutzen, die auch über KI-Funktionen verfügt. Dort sind keine sensiblen Mitarbeitendendaten hinterlegt. Eingespeist werden nur allgemeine Informationen, zum Beispiel Jobbeschreibungen. Peters hält es für wichtig, dass Unternehmen sich Gedanken darüber machen, ob es Richtlinien für die KI-Nutzung im Unternehmen braucht – also zum Beispiel dafür, welche Daten Mitarbeitende in einen Chatbot eingeben dürfen und welche nicht. Auch eine Art Beirat, der ethische Leitlinien formuliert und kritische Fragen diskutiert, kann hilfreich sein.
Nutzen von Role Cards: Feedback verbessern
Wofür nutzt Roadsurfer die mit KI erstellten Role Cards? Zum einen sollen Mitarbeitende verstehen und reflektieren, inwiefern sie die festgelegten Kompetenzen schon erfüllen und wo sie sich weiterentwickeln können. Zum anderen will das Unternehmen damit seinen Feedbackprozess besser strukturieren. „Wir wollen einen kompetenzbasierten Feedback-Prozess ins Leben rufen“, sagt Peters. Das heißt: Mitarbeitende können die Role Cards der anderen einsehen und ihnen auf dieser Grundlage Feedback geben. Genauso funktioniert das Feedback an Führungskräfte.
Interessieren sich Mitarbeitende für eine Weiterentwicklung in eine andere Abteilung, können sie die dafür benötigten Kompetenzen mit ihrer Role Card abgleichen. Und auch in der Rekrutierung lassen sich die Kompetenzbeschreibungen einsetzen, um Bewerbenden zu zeigen, welche konkreten Anforderungen sie erfüllen sollen. Dies schafft Transparenz auf allen Seiten.
Louisa Peters kann sich vorstellen, die KI-Nutzung künftig auszuweiten – zum Beispiel, um Weiterbildungsinhalte zu generieren und Weiterbildung so noch effizienter und gewinnbringender für die Mitarbeitenden zu gestalten. Weitere Einsatzmöglichkeiten von KI im Personalbereich finden Sie in dem KOFA-Thema Erfolgreich rekrutieren mit KI-Tools.