Transformationsprozesse – So gewinnen Sie Ihre Mitarbeitenden
Zuletzt aktualisiert: 04. November 2024Ob Digitalisierung oder demografischer Wandel – gesellschaftliche Trends fordern von Unternehmen kontinuierliche Anpassungen. Häufig geht dies mit Veränderungen einher, die sowohl Prozesse als auch die Unternehmenskultur betreffen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeitenden bei Transformationsprozessen erfolgreich begleiten und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.
Erfolgreiche Transformationsprozesse durch intensive Kommunikation - 5 Tipps
Mitarbeitende durchlaufen bei Transformationsprozessen emotionale Zustände, die je nach Persönlichkeit und Unternehmenskultur unterschiedlich ausgeprägt sind. Manche erleben zum Beispiel Gefühle wie Unsicherheit oder Angst, während andere sich schneller motivieren lassen und die Veränderung als Chance sehen. Allerdings bringen nicht alle Beschäftigten Emotionen wie Frustration und Verunsicherung ehrlich zum Ausdruck. Dies kann während einer Transformation zu Demotivation, Widerstand und Konflikten führen und damit den Erfolg des Transformationsprozesses behindern. Die folgenden 5 Tipps helfen Ihnen, Ihre Mitarbeitenden für die Umsetzung einer Vision zu gewinnen.
1. Emotionen: Machen Sie Blockaden zu Ressourcen
Initiieren Sie vor und auch während eines Transformationsprozesses einen Dialog, der eine sinnvolle Kombination aus Einzelgesprächen und hierarchieübergreifenden Workshops beinhaltet. In diesen Gesprächen und Workshops sollten die Bedenken von Angestellten Raum erhalten und diskutiert werden. So kann schrittweise eine positive Einstellung zur bevorstehenden Transformation entstehen und blockierende Emotionen gelöst werden.
Veränderungen und die damit oft verbundenen Emotionen erfordern gerade am Anfang eine sehr sensible Kommunikation. Nicht jede Führungskraft bringt diese Kompetenzen mit. Es empfiehlt sich daher, den Dialog über Veränderungsvorhaben von einer Expertin oder einem Experten moderieren zu lassen.
2. Dialoggestaltung: Planen Sie mehrere Formate
Machen Sie Führungskräften und Mitarbeitenden deutlich, warum die geplante Transformation notwendig ist. Zeigen Sie dazu Szenarien auf, was geschieht, wenn Sie die Transformation nicht durchführen. Treten Sie mit Ihren Führungskräften zu folgenden Fragen in den Dialog:
- Warum ist die Transformation nötig?
- Was ist der Nutzen der Transformation?
- Wie werden die Mitarbeitenden in die Visionsentwicklung einbezogen?
- Wie sieht die Planung aus?
- Was sind die Vorteile, aber ggf. auch die Nachteile/Risiken?
Wenn Sie Ihre Führungskräfte für die Transformation gewonnen haben, können Sie diese gut als „Werbende“ einsetzen, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren. Bereiten Sie Führungskräfte dazu auf Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitenden vor. Mitarbeitende stellen oft ähnliche Fragen, z. B.:
- Was bringt mir die Veränderung?
- Was bedeutet die Veränderung für meinen Status und meine Karriere?
- Wird mir etwas vorenthalten?
- Verliere ich etwas durch die Veränderung?
- Bin ich den Anforderungen der Veränderung gewachsen?
Sensibilisieren Sie Ihre Führungskräfte dafür, Bedürfnisse zu erfragen, indem sie ihren Mitarbeitenden offene Fragen stellen, z. B. „Was benötigst du oder was müsste gegeben sein, damit du den Wandel mittragen kannst?“ Führungskräfte sollten auch deutlich machen, welche Unterstützung die Mitarbeitenden vom Unternehmen erhalten können.
»Nicht geschimpft ist Lob genug« – ein Motto, das in vielen Unternehmen vorherrscht. Doch Feedback beinhaltet nicht nur Lob, sondern umfasst auch konstruktive Kritik und neutrale Rückmeldungen im Alltag.
Mehr erfahren3. Verantwortliche für die Transformation benennen
Benennen Sie Verantwortliche (idealerweise) aus unterschiedlichen Teams, die ein „Transformationsteam“ bilden. Aufgaben des Transformationsteams sind beispielsweise
- … die Organisation verschiedener mündlicher und schriftlicher Austauschformate: Neben persönlichen Gesprächs- und Dialogmöglichkeiten sind, z. B. Mitteilungen per E-Mail, im Intranet sowie Aushänge hilfreich.
- … Transparenz über den Stand des Transformationsprozesses zu schaffen: Kontinuierliche Kommunikation und Transparenz über Fortschritte, Hindernisse und erreichte Ziele tragen dazu bei, die Transformation in der Unternehmenskultur zu verankern.
Nutzen Sie auch „Schlüsselpersonen“, d. h. Personen, die von der Transformation überzeugt sind, um (immer wieder) für den Transformationsprozess zu werben. Die Vorbildfunktion der Führungskräfte ist hier besonders wichtig, denn die Art und Weise, wie Führungskräfte kommunizieren, hat einen großen Einfluss darauf, ob sie die Mitarbeitenden für die Transformation gewinnen können.
„Solange Führungskräfte nicht selbst von der Transformation überzeugt sind, können sie die geplante Veränderung nicht mit Überzeugungskraft an Ihre Mitarbeiterschaft weitergeben. Eine positive Einstellung und Vertrauen in die Veränderung entstehen vor allem dann, wenn diese durch Führungskräfte authentisch vermittelt und vorgelebt werden.“
Annette DietzSenior Referentin für Personalarbeit4. Schaffen Sie Motivation und Orientierung über eine Visionsentwicklung
Ein gemeinsam getragenes Zukunftsbild im Unternehmen – eine Vision – trägt dazu bei, dass Führungskräfte und Mitarbeitende mögliche Vorbehalte abbauen und motiviert auf eine Veränderung blicken. Denn eine Vision ist nur dann kraftvoll, wenn die Beschäftigten in den Entwicklungsprozess einbezogen werden und verstehen, was die Vision für ihren eigenen Arbeitsalltag bedeutet. Auch zu erwartende Unsicherheiten sollten offen angesprochen werden, z. B. „Das weiß ich leider bisher nicht. Ich melde mich, sobald ich es weiß“.
5. Intensive Beteiligung am Transformationsprozess ermöglichen
Um Ihre Beschäftigten intensiv an einer Transformation zu beteiligen, gibt es viele Möglichkeiten:
- Führen Sie abteilungsübergreifende „Zukunfts-Kaffees“ durch, um durch kontinuierliche Beteiligung für die Vision zu motivieren und immer wieder Raum für Austausch zu schaffen.
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden an, sich an Testphasen zu beteiligen: Wenn sie die Möglichkeit sehen, einen eigenen Beitrag zu leisten, lassen sie sich einfacher für Veränderungen motivieren.
- Nutzen Sie regelmäßige Retrospektiven, um sich über Fortschritte und Probleme im Rahmen der Transformation auszutauschen.
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Leitfaden Zukunftskaffee
Etablieren Sie in Ihrem Unternehmen den „Zukunftskaffee“, um Mitarbeitende aktiv in Transformationsprozesse einzubinden.
Häufige Praxisfehler in Transformationsprozessen
1. Mangel an ganzheitlicher Planung
Oft umfasst die Planung nur einen Teilbereich des Unternehmens und Herausforderungen werden zu wenig berücksichtigt. Es ist wichtig, ganzheitlich darüber nachzudenken, welche Auswirkungen die Transformation auf das gesamte Unternehmen hat und wie sie sich auf Strukturen, Prozesse, Hierarchien und Zusammenarbeit auswirkt.
2. Falscher Fokus - Mitarbeitende nicht im Mittelpunkt der Transformation
Häufig liegt der Fokus auf der Sachebene, z. B. der Einführung neuer Technologien und der Anpassung von Prozessen. Für eine erfolgreiche Transformation ist es jedoch notwendig, die Bereitschaft der Mitarbeitenden zu wecken und mit ihren Emotionen umzugehen. Das kann zu Beginn viel Investition und Ausdauer in Dialog und Feedback erfordern. Diese Investition zahlt sich jedoch während der Transformation durch weniger Reibungsverluste und mehr Motivation aus. (Projekt-)Verantwortliche in Unternehmen unterschätzen oft, wie viel Zeit und Energie es die Mitarbeitenden kostet, sich von vertrauten Strukturen und Verhaltensmustern zu verabschieden – schließlich geben ihnen diese Sicherheit.
3. Fehlende „psychologische Sicherheit“ bei Transformationsprozessen
Ein Arbeitsumfeld, das von psychologischer Sicherheit geprägt ist, ist Voraussetzung für erfolgreiche Lernprozesse und Verhaltensänderungen. Dies bedeutet, eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen, in der sich alle offen äußern können, ohne das Gefühl zu haben, negativ bewertet zu werden.
4. Mangel an Beteiligung bei der Transformation
Wenn die Mitarbeitenden nicht aktiv an der Transformation mitwirken können, entwerfen Sie ggf. Prozesse oder Strukturen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind, weil das Fachwissen der Mitarbeitenden oder das Verständnis für die Transformation fehlt.
Fazit - so wird der Transformationsprozess erfolgreich
Veränderungen laufen selten nach Plan und Herausforderungen tauchen auf. Sie werden auch nicht immer alle Mitarbeitenden für eine Transformation gewinnen können, aber mit einer durchdachten Planung, „Schlüsselpersonen“, einer gemeinsamen Vision, Beteiligung und empathischer Kommunikation schaffen Sie gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Veränderung. Mit anderen Worten: Einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für primär rationale Unternehmen ist, Emotionen zuzulassen und produktiv mit ihnen umzugehen, insbesondere im Rahmen einer Transformation.