KI im Unternehmen nutzen: Tipps für die Transformation

Vorteile künstlicher Intelligenz im Unternehmen

Viele Unternehmen haben die Bedeutung, die Geschwindigkeit und die transformative Kraft der künstlichen Intelligenz erkannt. Gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel bietet KI die Chance, Prozesse zu optimieren und Personalengpässe zu entschärfen. Gleichzeitig sind viele Beschäftigte durch die tiefgreifenden technologischen Veränderungen verunsichert, die mit dem Fortschritt von KI einhergehen. Wo liegen also die Potenziale von KI im Unternehmen, wo gibt es ernst zu nehmende Herausforderungen und wie können Unternehmen Künstliche Intelligenz erfolgreich in der betrieblichen Praxis einsetzen?

Die Potenziale von KI im Unternehmen sind vielfältig und reichen von der Optimierung interner Abläufe bis hin zur Förderung einer inklusiven Arbeitskultur. Im Folgenden sind einige zentrale Vorteile aufgeführt, die Künstliche Intelligenz Unternehmen heute bieten kann:

1. Minderung des Fachkräftemangels: Aktuelle Prognosen zeigen, dass bis 2030 4,2 Milliarden Arbeitsstunden altersbedingt an Fachkräften wegfallen. Mithilfe von KI im Unternehmen könnten 3,9 Milliarden Stunden kompensiert werden.
2. Ressourceneinsparung und Entlastung: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz im Unternehmen kann die Mitarbeitenden entlasten. Die durch KI frei werdenden Kapazitäten können dann für andere Aufgaben genutzt werden.
3. Förderung von Diversität und Inklusion: Künstliche Intelligenz kann Menschen mit Behinderungen eine bessere Teilhabe am Arbeitsleben ermöglichen. So können unter anderem lange PDF-Dokumente von einer KI in kurze Stichpunkte zusammengefasst werden und Menschen mit Sehbehinderung den Alltag erleichtern.

KI in der Arbeitswelt – aktuelle Zahlen

Eine Umfrage von KOFA und meinestadt.de zeigt, dass Fachkräfte KI relativ optimistisch gegenüberstehen. Viele Beschäftigte verbinden spannende Projekte sowie die Sicherheit des Arbeitsplatzes mit Künstlicher Intelligenz. Dennoch gibt es auch Unsicherheiten und Sorgen im Zusammenhang mit KI.

Derzeit setzen nur 16 Prozent der KMU in Deutschland Künstliche Intelligenz ein. Insbesondere im Personalbereich ist der Einsatz ausbaufähig. Hier wird KI am häufigsten für Routineaufgaben verwendet. Um die Potenziale von KI besser zu nutzen, sind KMU in der Verantwortung, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend zu schulen und zu begleiten.

KI nutzen: Praxisbeispiele aus dem HR-Bereich

Die Einsatzmöglichkeiten von KI im Personalwesen sind vielfältig und reichen von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zur Personalentwicklung und der Mitarbeiterbindung. Die folgende Auflistung zeigt einen Ausschnitt aus den vielfältigen Möglichkeiten, KI einzusetzen:

• Stellenausschreibungen: Mithilfe von ChatGPT oder ähnlichen Tools ist es einfach, Stellenanzeigen über Prompts zu generieren. Wie Sie gute Prompts schreiben, erfahren Sie in unserem Leitfaden.
•  Karriereplanung: Das Unternehmen Roadsurfer verwendet ChatGPT zur Formulierung von Kompetenzprofilen. In unserem Praxisbeispiel erfahren Sie, wie das funktioniert.
• Coaching: KI-Systeme können personalisierte Ratschläge, Fragen und Übungen anbieten, die auf den individuellen Bedürfnissen und Fragen der Coachees basieren.
• Bewerbermanagement: Chatbots können zur Kommunikation mit Bewerbenden trainiert und eingesetzt werden und damit das HR-Team entlasten. Ein Praxisbeispiel ist der Chatbot „DB Smile“ der Deutschen Bahn.
• Trainingskonzeption: Ideen für Trainingskonzepte zur Personalentwicklung können mithilfe von KI erstellt werden. Mit entsprechenden Prompts gelingt dies ebenfalls in ChatGPT und anderen Chat-Tools, wie Microsoft Copilot.

Was sollten Unternehmen beachten, wenn Sie KI einführen?

Generell sollten sich Unternehmen einige Fragen stellen, bevor sie KI einsetzen:

• Wo kann KI unsere Arbeitsprozesse erleichtern?
• Was passt zu uns und unserem Unternehmen?
• Wo sehen wir noch ungenutzte Potenziale?
• Was soll sich durch den Einsatz von KI verbessern?
• Wo möchten wir uns weiterentwickeln?

Das Wichtigste bei der KI-Transformation ist, die Künstliche Intelligenz nicht ausschließlich als technisches Thema zu betrachten, sondern den Menschen, also jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, in den Mittelpunkt zu stellen. Dort liegt der eigentliche Startpunkt. Unternehmen stehen in der Verantwortung, allen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Teil des Veränderungsprozesses zu werden und die Potenziale von KI für die eigene Arbeit und das Unternehmen zu erkennen. Dazu gehört das Bewusstsein, wie KI den Arbeitsalltag entlastet, wo der Einsatz sinnvoll ist und wie dadurch Raum für Kreativität und Neues entstehen kann.

Die folgenden Schritte geben einen Überblick darüber, was bei der Einführung von KI im Unternehmen zu beachten ist: 

1. Der Mensch im Mittelpunkt: Häufig wird bei Transformationsprozessen die emotionale Perspektive vernachlässigt. Gerade das Thema KI bringt viele Sorgen und Fragen mit sich. Seien Sie sich dessen bewusst und zeigen Sie ein offenes Ohr für Zweifel und Bedenken.
    
2. Mitarbeitende aktiv einbinden: Schaffen Sie als Unternehmen Rahmenbedingungen, in denen sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in die KI-Transformation einbringen können. Konkrete Hilfestellungen dazu finden Sie im nächsten Kapitel.
    
3. KI-Wissen der Mitarbeitenden nutzen: Unterschätzen Sie nicht das KI-Wissen Ihrer Mitarbeitenden. Meist sind diese im Privaten viel digitaler unterwegs und geben ihr Wissen an der Eingangstür des Unternehmens ab. Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, auch innerhalb des Unternehmens voneinander zu lernen und ihr technisches Wissen einzubringen.
    
4. KI-Kompetenz aufbauen und fördern: Die größte Hürde bei der Einführung von KI ist die fehlende Kompetenz im Umgang mit dieser Technologie. Ermöglichen Sie Weiterentwicklung und Kompetenzerwerb.

5 Tipps für den Arbeitsalltag – Wie können Sie KI im Unternehmen einführen?

Es gibt keinen allgemeingültigen linearen Prozess zur Einführung von KI im Unternehmen. Vielmehr gibt es verschiedene Maßnahmen, die parallel stattfinden können, um KI erfolgreich einzuführen. In erster Linie geht es darum, KI niederschwellig und mitarbeiterorientiert in das Unternehmen zu integrieren und die Menschen mit KI in Kontakt zu bringen. Dies kann durch unterschiedliche Maßnahmen unterstützt werden.

1. KI-Arbeitskreis
   Was ist das?
   Regelmäßiger Austausch mit KI-Interessierten aus dem gesamten Unternehmen.
   Wie funktioniert es?
   KI-Interessierte aus allen Unternehmensbereichen kommen ca. alle 6–8 Wochen zusammen und stellen ihre neuesten Erkenntnisse, Tools und Tipps zum Thema KI vor. Für die Themen- und Terminplanung sollten Verantwortliche benannt werden.
2. KI-Kreativworkshop
   Was ist das?
   Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen in einem „geschützten“ Raum einfache KI-Anwendungen kennen und können sich kreativ ausprobieren. 
   Wie funktioniert es?
   Sie führen einen Workshop zum spielerischen Kennenlernen von KI durch (ca. 1,5 Stunden), in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mithilfe von KI Bilder gestalten, Lieder komponieren oder Gedichte schreiben können. Das Ganze wird von einem KI-Pionier begleitet.
3. KI-Wettbewerb 
   Was ist das? 
   Im Rahmen eines Wettbewerbs werden neue Ideen für den Einsatz von KI im Unternehmen kreiert. 
   Wie funktioniert es?
   Die Unternehmensleitung oder ein KI-Team ruft einen KI-Wettbewerb aus, an dem sich alle Mitarbeitenden beteiligen können. Die Ideen werden einer Jury vorgestellt und die besten Konzepte ausgewählt und umgesetzt.
4. KI-Unternehmenstag
   Was ist das?
   An einem oder mehreren Tagen im Jahr steht das Unternehmen im Zeichen der KI. 
   Wie funktioniert es?
   Abteilungen stellen sich mit „Marktplätzen“ vor und zeigen ihre Produkte oder wie sie KI einsetzen. Voneinander lernen, Netzwerken und Austausch stehen an diesem Tag im Vordergrund.
5. KI-Weiterbildung 
   Es gibt viele gute kostenlos KI-Kurse: appliedAI hat gemeinsam mit dem Förderschwerpunkt „Mittelstand-Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz einen kostenlosen Online-Kurs zur Einführung von KI für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Das KI-Zentrum NRW bietet viele kostenlose Workshops und Seminare rund um das Thema KI für Unternehmen an und die Plattform Elements of AI, die unter anderem von der Universität Helsinki betreut wird, bietet einen umfassenden kostenlosen Online-Kurs über künstliche Intelligenz.

Nach der Phase des „Ausprobierens und Experimentierens“ ist es wichtig, Strukturen zu initiieren, sonst läuft die Entwicklung von KI ins Leere. Ingo Behrens, der in seiner Organisation einen umfangreichen KI-Prozess durchgeführt hat, schlägt dafür die Etablierung von 3 Projektteams vor:

1. Die Technikaffinen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit technischen Kompetenzen sind Teil dieser Gruppe, um Tools zu entwickeln, Dienstleister zu koordinieren und technische Fragen innerhalb der Organisation zu beantworten.
2. Der Projektbeirat: Hier haben kritische Stimmen Raum und können in einer Projektgruppe die wichtigsten Fragen zum Beispiel zum Datenschutz und ethischen Aspekten mitdenken und diskutieren.
3. Das Netzwerk: Hier finden sich Mitarbeitende zusammen, die gerne über den Tellerrand schauen und netzwerken. Sie fungieren als eine Art Trendradar, sammeln KI-Trends und tragen diese nach innen und außen.

Einführung von KI im Unternehmen: die Rolle der Führungskraft

Die aktuelle KI-Transformation bringt Ängste und Unsicherheiten für Beschäftigte mit sich. Wie verändert KI meine Arbeit? Wird mein Job überflüssig? Was bedeutet KI für meinen Arbeitsalltag und meine Routinen?

Effektive Führung im Zeitalter von KI bedeutet, Künstliche Intelligenz zu verstehen und sie für die Mitarbeitenden greifbar, verständlich und erlebbar zu machen. Beim Einsatz von KI in der Arbeitswelt geht es nicht nur darum, die Technologie zu verstehen, sondern auch darum, die Menschen zu begleiten und eine Kultur zu fördern, die Veränderungen und kontinuierliches Lernen ermöglicht.

 Was können Führungskräfte bei der KI-Transformation konkret tun?

1. Eigene KI-Kompetenz aufbauen und vorleben: Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und KI-Tools im Arbeitsalltag einsetzen. Ein Brainstorming mit ChatGPT oder ein Geburtstagsständchen für ein Teammitglied mithilfe von KI generieren – kleine Impulse können hier bereits große Wirkung zeigen. Auch Weiterbildungen zum Thema KI sind teilweise kostenlos.
2. Experimentierfreudige Unternehmenskultur fördern: Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigen, eine „KI-freundliche“ Unternehmenskultur zu etablieren. Dies bedeutet, Raum für Experimente und spielerisches Ausprobieren zu schaffen. Die Bereitstellung und Kommunikation von speziellen Zeitfenstern und Ressourcen sind dabei wichtig. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, neue Werkzeuge auszuprobieren und Erfahrungen im Team auszutauschen, um gemeinsam zu lernen.
3. Ethische Orientierung für KI-Nutzung geben: Führungskräfte sollten klare Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI entwickeln. Der European AI Act stellt neue Anforderungen an den Einsatz von KI. Datenschutz, Inklusion und Diskriminierungsfreiheit müssen gewährleistet sein. Auch hier kann ein Ethik-Team für entsprechende Spielregeln mit KI sorgen und den Rahmen setzen.

Die Entwicklungen rund um KI bringen sowohl rechtliche als auch ethische Herausforderungen mit sich. Führungskräfte müssen eine Balance zwischen der Ermöglichung von KI und einer realistischen Einschätzung der Risiken finden, um den Mitarbeitenden Sicherheit und Orientierung zu geben.