Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

Warum Mitarbeitergespräche?

Sie sind ein wirksames Mittel, um die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zu verbessern. Ein regelmäßiger Austausch hilft, Wünsche und Bedürfnisse besser zu verstehen und Anliegen in das Arbeitsumfeld einzubringen. Dies ermöglicht eine zielgerichtete Führung und klare Kommunikation der Unternehmensziele und fördert das gegenseitige Verständnis und Vertrauen.

Mitarbeitergespräche sind gezielte Dialoge, die bewusst von der Alltagskommunikation getrennt sind und in vertraulicher Atmosphäre stattfinden. In Einzelgesprächen reflektieren Vorgesetzte und Mitarbeitende die Arbeitsleistung seit dem letzten Gespräch und bewerten die aktuelle Situation.

 

Ziele und Inhalte von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind wichtige Momente in der Mitarbeiterführung. Sie dienen nicht nur dazu, vergangene Leistungen zu reflektieren, sondern auch zukünftige Entwicklungen zu planen und eine positive Unternehmenskultur zu fördern. In diesen Gesprächen werden verschiedene Ziele verfolgt und wichtige Themen angesprochen, um die Zusammenarbeit und die Leistung der Mitarbeitenden zu stärken. Dies sollten Sie bei der Auswahl der Themen und Fragen im Mitarbeitergespräch berücksichtigen.

Die wichtigsten Inhalte und Ziele von Mitarbeitergesprächen sind:  

• Vergangenen Zeitraum analysieren und neue Ziele festlegen 
  Führungskraft und Mitarbeitende besprechen die erreichten Ziele, geben Feedback und legen klare Ziele für die weitere Entwicklung fest. Zudem werden neue Anforderungen besprochen und mit möglichen Weiterentwicklungsbedürfnissen der Mitarbeitenden in Einklang gebracht. Die Anerkennung herausragender Leistungen und konstruktives Feedback fördern Motivation und Engagement. 

• Entwicklungsplanung 
  Die individuellen Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden werden besprochen und ein Plan für konkrete Weiterbildungsmaßnahmen erstellt. Dies verbessert die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden und fördern ihre berufliche Entwicklung.

• Konflikte lösen und Probleme bewältigen 
  Mögliche Konflikte oder Probleme am Arbeitsplatz werden angesprochen und gemeinsam Lösungen erarbeitet, wie etwa Konflikte zwischen Teammitgliedern oder Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. 

• Arbeitszufriedenheit steigern und Mitarbeitende binden 
  Ein Mitarbeitergespräch dient auch dazu, die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden zu ermitteln und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Offene Kommunikation hilft, Unzufriedenheiten frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu ergreifen. 

• Unternehmens- und Führungskultur weiterentwickeln 
  Mitarbeitergespräche dienen als Instrument zur Förderung und Verbreitung der Unternehmenswerte und -kultur. Durch den Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden können gemeinsame Werte und Verhaltensweisen definiert und gelebt werden.

Mitarbeitergespräche vorbereiten

Eine gründliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs ist entscheidend für den Erfolg. Wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten.

Organisatorische Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Sie als Führungskraft sind für die organisatorische Vorbereitung verantwortlich und unterbreiten einen Terminvorschlag, den die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter bestätigen kann. Es ist wichtig, auch die Möglichkeit zu geben, Vorschläge abzulehnen, sollte der vorgeschlagene Termin nicht passen. Für das Gespräch sollte ein Zeitrahmen von 60 bis 90 Minuten eingeplant werden.
 

• Besonders bei einem Erstgespräch ist es sinnvoll, zusätzliche Zeit im Terminkalender zu reservieren, um sicherzustellen, dass alle Punkte ausführlich besprochen werden können. 
• Beide Seiten sollten genügend Vorbereitungszeit haben, idealerweise zwei bis drei Wochen. Urlaubszeiten, arbeitsintensive Phasen und Abgabetermine sollten Sie ebenfalls berücksichtigen, wenn möglich. Die Gespräche sollten in ruhigeren Geschäftsphasen stattfinden. 
• Auch der Gesprächsort ist entscheidend. Wählen Sie einen Raum, der Privatsphäre und eine ungestörte Atmosphäre bietet. Ein Büro mit dominantem Schreibtisch verstärkt das Hierarchiegefälle. Besser ist ein neutraler Ort wie ein Besprechungsraum oder ein separater Tisch.

SMART-Formel: So formulieren Sie praxisnahe und messbare Ziele 

Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele auf einmal zu vereinbaren. Bei der Vereinbarung von Zielen ist es wichtig, die Erwartungen klar zu kommunizieren und keine Ziele zu formulieren, die nicht erreicht werden können. Um möglichst praxisnahe Ziele zu definieren, bietet sich die Verwendung der sogenannten „SMART“-Formel an:  

-S = Spezifisch: Ziele sollten den gewünschten Endzustand bzw. die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen so konkret und inhaltsreich wie möglich beschreiben. Ziele klar und eindeutig formulieren, damit sie von Mitarbeitenden und Vorgesetzten verstanden werden. Achten Sie darauf, dass im Gespräch Einigkeit über die Ziele besteht. Mitarbeitende und Vorgesetzter sollten unter den konkreten Formulierungen dasselbe verstehen.  

-M = Messbar: Quantitative Ziele, z. B. Ergebnisziele, die sich in konkreten Zahlen ausdrücken lassen. Sie sind leicht messbar, während sogenannte weiche oder qualitative Ziele schwieriger zu erfassen sind.  

-A = Aktionsorientiert: Ein Ziel sollte konkrete Ansatzpunkte für positive Veränderungen enthalten und von den Beteiligten aktiv beeinflusst werden können.  

-R = Realistisch: Ein Ziel sollte einerseits anspruchsvoll, andererseits aber auch erreichbar, also realistisch sein.  

-T = Terminiert: Ein Ziel sollte einen angemessenen Zeitbezug mit einem festen, definierten Endzeitpunkt haben.  

Praxistipp: Entscheidend für den Erfolg des Mitarbeitergesprächs ist, dass Sie die Ziele gemeinsam mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter entwickeln und sie oder ihn in den Entscheidungsprozess miteinbeziehen.  

Anschließend sollten die vereinbarten Ziele priorisiert werden.

Dokumentation: Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs schriftlich festhalten 

Halten Sie die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs schriftlich fest – das schafft mehr Verbindlichkeit. Auf diese Weise kann in nachfolgenden Mitarbeitergesprächen gut an die Ergebnisse angeknüpft werden. Verwenden Sie hierfür ein gemeinsam entwickeltes Formular, das während des Gesprächs stichpunktartig ausgefüllt wird. Protokollieren Sie die wichtigsten Punkte, Aussagen und eventuelle Meinungsverschiedenheiten. Als Führungskraft sind Sie für die Dokumentation verantwortlich.  

Im Anschluss an das Gespräch sollten sowohl Mitarbeitende als auch die Führungskraft das Vereinbarte noch einmal kritisch reflektieren. Nehmen Sie sich hierfür einige Tage Zeit. Sollten noch Punkte unklar sein, oder Rückfragen seitens ihrer Mitarbeitenden bestehen, nehmen Sie sich die Zeit, diese zu klären. Sind alle Punkte geklärt und beide Gesprächspartner mit dem Vereinbarten einverstanden, lassen Sie das Protokoll im Nachgang von Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter unterschreiben, um eine höhere Verbindlichkeit zu schaffen.    

Außer den beiden Gesprächsteilnehmern sollten möglichst wenige Personen Zugriff auf das Protokoll haben. Das schafft eine gute Vertrauensbasis. Eine Möglichkeit ist hier, dass das Protokoll des Mitarbeitergesprächs bei den Gesprächspartnern verbleibt und nur die vereinbarten Ziele und Entwicklungsmaßnahmen separat von der Führungskraft an die Personalabteilung weitergeleitet werden. 

Gerade dann, wenn Sie erstmals Mitarbeitergespräche führen ist es sinnvoll, die Erfahrungen mit dieser Maßnahme sowohl auf Seiten der Führungskräfte als auch auf Seiten der Mitarbeitenden auszuwerten. Dies kann zum Beispiel in einem speziellen Führungskräfte-Workshop geschehen.