Weiterbildungsbedarfe ermitteln

Weiterbildungsbedarf strategisch ermitteln

Die systematische Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs in Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile, wie die Sicherstellung ausreichender Fach- und Führungskräfte, die Förderung von Nachwuchstalenten und die Entdeckung verborgener Potenziale. So werden die Motivation, Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeitenden und die Attraktivität des Arbeitgebers positiv beeinflusst.

Schritt 1: Unternehmensstrategie als Basis:

Die Unternehmensstrategie dient als Grundlage für die Weiterbildungsplanung. Sie sollten ihre Ziele, Stärken und Schwächen, Veränderungen und geplante Innovationen und die Marktbedingungen analysieren, um zu verstehen, was für die Zukunft benötigt wird. Daraus ergibt sich, welche Qualifikationen, Kompetenzen, Fertigkeiten, Fähigkeiten und welches Wissen in Zukunft im Unternehmen gebraucht werden. Damit wird der gewünschte „Soll-Zustand“ beschrieben.
Unter Berücksichtigung von Altersstruktur und zu erwartenden Ein- und Austritten gleichen Sie dann mit dem aktuellen „Ist-Zustand“, also dem vorhandenen Personal, ab.

Hilfreich ist dabei auch eine Personalbedarfsplanung oder eine Unternehmensanalyse durchzuführen.

Schritt 2: Anforderungsprofile für Stellen bzw. Teams (Aufgabenanalyse):

Die Aufgabenanalyse zielt darauf ab, konkrete Aufgaben für Teams zu identifizieren und die vorhandenen Ressourcen mit den Anforderungen abzugleichen. Dabei werden die Unternehmensziele in kleinere Ziele und Aufgaben unterteilt.

Die Sortierung der Aufgaben geschieht zum Beispiel nach den Merkmalen bzw. Kriterien

• Verrichtung oder Handlung (z. B. bestellen, montieren oder ausliefern)
• Objekt (z. B. Rohstoffe, Erzeugnisse, Markt)
• Phase der Aufgabe (z. B. Planung, Realisierung, Kontrolle)
• Rang (z. B. anordnend oder ausführend) und
• Beziehung (z. B. Kernprozess oder Supportprozess).

Durch die Erstellung von Stellenbeschreibungen und die Bewertung der vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden können Sie den Ist-Zustand analysieren und Weiterbildungsbedarfe ableiten.

Schritt 3: Eignungsprofile der Beschäftigten (Personenanalyse):

In der Personenanalyse werden die Anforderungen auf die einzelnen Beschäftigten heruntergebrochen. Sie sollten die vorhandenen Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden bewerten, ihre Weiterentwicklungswünsche berücksichtigen und mögliche Zukunftsszenarien einbeziehen. Dabei spielen auch „Future Skills“, digitale Kompetenzen oder „Soft Skills“ eine wichtige Rolle.

Sie können die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden in einer „Qualifikationsmatrix“ visualisieren.
Die Qualifikationsmatrix, oft als Tabelle dargestellt, enthält die Anforderungen einer Arbeitsaufgabe und die vorhandenen Qualifikationen der Mitarbeitenden. Abweichungen zwischen den erforderlichen (Soll-Qualifikationen) und den aktuellen (Ist-Qualifikationen) Fähigkeiten zeigen den Bedarf an Qualifizierung auf. Zusätzlich kann die Bereitschaft der Mitarbeitenden zur Weiterbildung erfasst werden.

Wenn auch Kompetenzen wie Problemlösungsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen erfasst werden, wird aus der Qualifikationsmatrix eine „Qualifikations-Kompetenz-Matrix“. Sie bietet einen schnellen Überblick über Kompetenzen und erleichtert die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, um Entwicklungsbedarfe sachlich zu diskutieren. Zudem unterstützt sie bei der Identifizierung von Schlüsselpositionen und der Nachfolgeplanung.

Schritt 4: Im Dialog mit den Mitarbeitenden

Im Schritt 4 gehen Sie in Gespräche mit den Beschäftigten, um ihren Weiterbildungsbedarf zu ermitteln und ihre Perspektive einzubeziehen. Dabei ist es wichtig, dass die Weiterbildungswünsche der Mitarbeitenden mit der Unternehmensstrategie harmonieren und die Lernprozesse als sinnvoll empfunden werden. Es gibt verschiedene Motive für Weiterentwicklung von Beschäftigten, darunter Karrierefortschritt, persönliches oder fachliches Wachstum oder die Einkommensentwicklung.

Um den Abgleich zwischen Unternehmens- und Mitarbeiterperspektive sicherzustellen, können Unternehmen Mitarbeitergespräche nutzen. Dabei sollte die Weiterqualifizierung ein integraler Bestandteil sein. Während des Gesprächs ist es wichtig, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen und die Mitarbeitenden zu motivieren, sich zu verändern. Durch gezielte Fragen können Potenziale identifiziert, die Lernmotivation gestärkt und Konflikte vermieden werden.

Fragen an die Mitarbeitenden sollten sich auf ihre Wünsche, Bedarfe und Erfahrungen mit Weiterbildungen konzentrieren sowie auf ihre bevorzugten Lernformen und etwaige Hemmnisse beim Lernen.

Selbst- und Fremdeinschätzungen der Kompetenzen der Beschäftigten sowie Team-Workshops sind weitere Maßnahmen, um die Perspektive der Beschäftigten besser zu verstehen und den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Neben Mitarbeitergesprächen können auch Weiterbildungsgespräche, Karriere- oder Laufbahnplanungsgespräche sowie Zielvereinbarungsgespräche genutzt werden, um den Weiterbildungsbedarf zu besprechen. Diese Formate signalisieren, dass Weiterbildung im Unternehmen einen hohen Stellenwert hat. Die gezielte Karriereplanung fördert die Entwicklung der Mitarbeitenden und minimiert das Risiko des Mitarbeiterverlusts nach einer Weiterbildung.

Unterstützung bei der Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs

Angebote der Agentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit unterstützt Sie im Rahmen der Qualifizierungsoffensive WEITER.BILDUNG!. Es gibt Beratung und ein Weiterbildungskonzept zur Analyse Ihrer aktuellen Personalstruktur. Daraus werden Empfehlungen für Ihre Personalplanung abgeleitet, zum Zweck,

• der Identifizierung von Entwicklungspotenzialen Ihrer Beschäftigten und der Ermittlung von konkretem Weiterbildungsbedarf,
• der Planung Ihrer Qualifizierungen und deren Umsetzung,
• der Beantragung der Förderleistungen,
• der Qualifizierung Ihrer Beschäftigten während Kurzarbeit.

Finanzielle Förderung

Die Weiterbildung Ihrer Beschäftigten kann durch teilweise oder vollständige Erstattung der Lehrgangskosten sowie durch Zuschüsse zum Arbeitsentgelt gefördert werden. Sie erreichen den Arbeitgeberservice Ihrer Agentur für Arbeit unter +49 800 4 5555 20.

(Agile) Personalentwicklung

Eine Personalentwicklung sollte kontinuierlich stattfinden, auch wenn Zeitknappheit aufgrund hoher Arbeitsbelastung oder Krankheitsausfällen herrscht. Die Personalabteilung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem sie sich auf die wirklichen Bedürfnisse konzentriert und Maßnahmen verbindlich umsetzt. Es wird immer wichtiger, Konzepte zu entwickeln, die die Entwicklung sowohl der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens steuern.

Zukünftig liegt der Fokus weniger auf internen Weiterbildungsprogrammen, sondern vielmehr auf individuellen Entwicklungskonzepten, die für Auszubildende, Quereinsteiger und Weiterbildungswillige gleichermaßen gelten. Durch sichtbare und klare Konzepte profitiert auch das Employer Branding.

Erkenntnisse aus „Austrittsgesprächen“

Austrittsgespräche sind wertvoll, um die Gründe für Mitarbeiterkündigungen zu verstehen, insbesondere in Bezug auf mangelnde Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie Austrittsgespräche, um folgende Fragen zu stellen:

• Wie wurde Ihre Weiterentwicklung unterstützt?
• Wurden Ihre Weiterbildungswünsche berücksichtigt?
• Welche konkreten Maßnahmen wurden ergriffen und waren sie aus Ihrer Sicht ausreichend?
• Fühlten Sie sich bei Ihren Aufgaben angemessen herausgefordert?
• Wie bewerten Sie die beruflichen Perspektiven in unserem Unternehmen?
• Welche Entwicklungsmaßnahmen hätten Sie sich gewünscht?

Diese Gespräche bieten die Gelegenheit, das Unternehmen hinsichtlich der Mitarbeiterentwicklung zu verbessern.

Beteiligung der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat, Personalrat, o. Ä.)

Wenn es in Ihrem Unternehmen eine Arbeitnehmervertretung gibt, sollten oder müssen Sie diese bei „größeren“ Personalentwicklungsmaßnahmen beteiligen. Es schafft Vertrauen, wenn Sie transparent die Ziele der geplanten Maßnahmen, den Teilnehmerkreis und dessen Kriterien, die Arten der Qualifizierungen etc. kommunizieren. Ein Betriebsrat kann nach § 98 BetrVG einer Teilnahme widersprechen oder andere Teilnehmende vorschlagen.

Kosten-Nutzen-Perspektive einbeziehen

Die Ermittlung der Kosten für eine externe Weiterbildungsmaßnahme ist noch unkompliziert und stellt den ersten Schritt im Bildungscontrolling dar. Zu den Kosten zählen der Planungsaufwand, die Ausfallzeiten der Mitarbeiter, die direkten Kosten der Maßnahme sowie eventuelle Reise- oder Materialkosten. Die Bewertung des Nutzens gestaltet sich hingegen schwieriger. Vor der Qualifizierung ist es entscheidend, dass das Ziel der Maßnahme klar definiert wird.